Op dit moment zijn wij bezig met het in kaart brengen van de verwerkingen binnen onze organisatie. Wij bieden verschillende ICT-diensten aan waaronder spamfilters. Een spamfilter is een stuk software dat spam probeert te herkennen en te verwijderen uit een set e-mails. De spamfilter leest de e-mail, besluit of er sprake is van spam en onderneemt op basis hiervan eventueel actie. Het pakket die hiervoor zorgt heet ''XEAMS' en geeft ons tevens de mogelijkheid om de e-mails in te zien. Zodra de e-mail(s) als ongewenst worden aangemerkt dan blijven ze 30 dagen bewaard. E-mails die goedgekeurd zijn worden 14 dagen bewaard. Waarom 14 dagen? Als er een storing plaatsvindt dan houdt XEAMS de e-mails vast en stuurt ze door zodra de storing verholpen is. Volgens de AVG is er nu sprake van een verwerking. Wij verzamelen/vastleggen/opslaan/wissen de e-mails en het heeft betrekking tot persoonsgegevens (e-mailadres, voornaam, achternaam, telefoonnummer en ?). Onze vraag is dan ook hoe kunnen wij dit het beste ...