De Britse overheid moet wegens een aantal grote en gevoelige datalekken per direct stoppen met het gebruik van Excel-spreadsheets bij freedom of information (FOI) requests, de Britse tegenhanger van de Nederlandse Wet open overheid (Woo). Dat stelt de Britse privacytoezichthouder ICO. Zo lekte de Noord-Ierse politie op deze manier de gegevens van alle tienduizend medewerkers.

"Dit probleem is niet nieuw. Menselijke fouten kunnen enorme gevolgen hebben. Publieke autoriteiten zouden over robuuste maatregelen moeten beschikken om ervoor te zorgen dat persoonlijke informatie veilig is, en het risico van menselijke fouten wordt beperkt, waaronder het reageren op FOI-verzoeken", aldus de ICO. De toezichthouder heeft nu een 'advisory notice' gepubliceerd.

Zo worden overheidsinstanties verzocht om per direct te stoppen met het uploaden van originele spreadsheets naar online platforms in reactie op FOI-verzoeken. Daarnaast moeten er geen spreadsheets worden gebruikt met honderden of duizenden rijen. In plaats daarvan moet er worden geïnvesteerd in datamanagementsystemen die data-integriteit ondersteunen, aldus de ICO. Verder moet personeel worden getraind die bij het vrijgeven van informatie betrokken is.

"De recente persoonlijke datalekken zijn een reminder dat databescherming ten eerste over mensen gaat. We hebben de nog altijd aanwezige gevolgen gezien die het vrijkomen van dergelijke gevoelige persoonlijke informatie heeft op de personen en gezinnen die het betreft, en daarom heb ik deze actie ondernomen", zo stelt de Britse Informatiecommissaris John Edwards.