Nederlandse bedrijven gebruiken een effectieve en betrouwbare tot zeer betrouwbare back-up strategie. Toch zijn er enkele knelpunten, zoals back-ups van desktops, notebooks en handhelds, en de benodigde hersteltijd bij het falen van de server. Dit blijkt uit onderzoek van Jibe! Marketing Services.

Regelgeving, transparantie en back-ups
Bedrijven produceren meer data dan ooit. Regelmatige back-ups, snelle toegang tot gearchiveerde informatie wanneer het systeem faalt en snel herstel van die systemen, zijn bedrijfskritische factoren geworden. Bovendien worden IT-managers en bedrijfsleiders in toenemende mate geconfronteerd met regelgeving op het gebied van corporate governance zoals Sarbanes-Oxley of Basel II, die een regelmatige data back-up vereisen.

“Om te voldoen aan deze regels moeten bedrijven kunnen beschikken over betrouwbare en beveiligde data die op elk moment beschikbaar zijn, ook als het systeem faalt. Vandaar het belang van een back-up- en disaster recovery-strategie die de beschikbare systemen en data maximaal beveiligt en beantwoordt aan de wettelijke verplichtingen waaraan het bedrijf moet voldoen”, aldus Peter Geytenbeek van Symantec, opdrachtgever van het onderzoek.

Belangrijkste conclusies:

Dagelijkse back-up is de regel
99% van de ondervraagde bedrijven maakt een back-up van de data op servers. Voor de gegevens van eindgebruikers is dit aanzienlijk minder: slechts 3% van de ondervraagde bedrijven neemt desktops mee in de back-up routine en geen enkel bedrijf maakt back-ups van notebooks en handhelds. Hier scoort de VS aanzienlijk beter met respectievelijk 50% en 28%. Het gebrek aan systematische back-ups van desktops en notebooks bij Nederlandse bedrijven betekent een belangrijk risico op onherstelbare schade of verlies van data.

Alle bedrijven die back-ups maken van de data op servers doen dit dagelijks. Van de bedrijven die ook back-ups maken van de data van eindgebruikers (3%) doet 99% dit dagelijks. Vergeleken met de VS, waar 35% van de ondervraagde bedrijven geen regelmatige back-up van zijn data maakt, scoort Nederland zeer hoog.
De frequentie van back-ups van het hele systeem ligt lager. 81% van de ondervraagde bedrijven maakt dagelijks een back-up van het hele systeem, 10% wekelijks, 5% maandelijks en 3% minder dan één keer per maand. Geen enkel bedrijf maakt back-ups in real time.

Back-up naar tape meest gebruikt
De back-up data worden bij 73% van de bedrijven op tape opgeslagen en 22% gebruikt zowel back-ups op tape als back-ups op disk. Bij slechts 5% van de bedrijven wordt alles op disk opgeslagen en alleen 1% maakt back-ups in real-time. Ongeacht de gebruikte methode besteedt 99% van de bedrijven minder dan 10% van zijn IT-tijd aan het maken van back-ups. De resterende 1% schat deze tijd op 10 tot 20% van de totale IT-tijd.

Falen server en hersteltijd
63% van de bedrijven die aan het onderzoek deelnamen was nog niet geconfronteerd met het falen van een server. Bij 32% faalt één tot twee keer per jaar een server, bij 4% drie tot vijf keer en bij de resterende 2% zes keer of vaker. In de VS beweert 72% van de ondervraagde IT-managers minstens één keer per jaar geconfronteerd te worden met het falen van een server.

Van alle organisaties (37%) die één keer of vaker per jaar een probleem met een server ondervinden, heeft bijna een kwart (23 %) meer dan twee uur nodig om het systeem te herstellen, 11% heeft zelfs meer dan een halve dag nodig voor systeemherstel en 6% een hele dag of meer. 5% van de bedrijven heeft geen idee hoe lang het zou duren voordat het systeem volledig hersteld is. Bij 77% van de ondervraagde bedrijven is het systeem in minder dan twee uur weer volledig hersteld.

Kosten falen onbekend
Alle bedrijven die één keer per jaar of vaker geconfronteerd worden met het falen van een server, beweren geen idee te hebben van de kosten die dit met zich meebrengt. Vergeleken met de VS, waar 30% van de ondervraagden de kosten van het falen van de server op minimaal 10.000 US$ schat, lijken Nederlandse bedrijven zich relatief onbewust te zijn van de impact op de resultaten en de productiviteit van het bedrijf.

Effectieve en betrouwbare back-up strategie
Het onderzoek toont aan dat Nederlandse bedrijven beschikken over een effectieve en betrouwbare back-up strategie. Het verbaast dan ook niet dat 52% van de ondervraagde IT-managers zijn back-up strategie betrouwbaar vindt, 42% vindt deze zelfs zeer betrouwbaar.
De hoge frequentie van de back-ups bevestigt het belang dat bedrijven hechten aan de veiligheid, beschikbaarheid en betrouwbaarheid van hun data. Bedrijven lijken zich nog weinig bewust te zijn van de schade die een systeemfalen teweeg kan brengen zoals het verlies aan productiviteit en het verlies van data.

Aanbevelingen voor een effectieve back-up en disaster recovery strategie:

Denk aan desktops, laptops en handhelds: deze moeten naast servers deel uitmaken van de, bij voorkeur dagelijkse, back-up routine. Hoewel IT-afdelingen van organisaties vaak voorschrijven alle gegevens op de server op te slaan, in de praktijk blijkt dat veel eindgebruikers gegevens lokaal blijven opslaan. De tijd die nodig is om het systeem te herstellen na een falen, moet zich uitdrukken in minuten en niet in uren.

Heb oog voor detail: een goede oplossing moet een back-up maken van alle data, zowel op server- (besturingssysteem, server-instellingen en -voorkeuren) als op individueel niveau, maar moet ook het systeem snel en volledig kunnen herstellen. Dit is niet alleen belangrijk bij servers waarvan veel gebruikers afhankelijk zijn, maar ook voor eindgebruikers met een desktop of laptop.

Controle: IT-managers controleren niet altijd de integriteit van hun back-ups. Dit kan resulteren in valse back-ups, terwijl betrokkenen denken dat hun data veilig opgeslagen zijn. Met een back-up oplossing op disk kun je de betrouwbaarheid van een back-up image eenvoudig controleren.

Back-up procedures: specifieke procedures voor back-ups en actieplannen voor herstel zijn een essentieel onderdeel van een professioneel IT-beleid. Bedrijven moeten hun back-up en herstelprocedures afstemmen op hun specifieke behoeften.

Disk versus tape: bedrijven kunnen kiezen voor het gebruik van back-up oplossingen op tape of op disk. De back-up op tape is vooral geschikt voor veilige opslag op een externe locatie. De back-up op disk is betrouwbaar, snel en biedt ook mogelijkheden voor snel systeem- en dataherstel. Aanbevolen wordt een combinatie van beide methodes disk-to-disk-to-tape; hierbij worden de back-ups eerst op disk opgeslagen en daarna op tape weggeschreven.

Opdelen kan helpen: het opdelen van de harde schijf kan organisaties helpen om de hoeveelheid benodigde schijfruimte voor het opslaan van back-ups te verminderen. Dit helpt de IT-afdeling om snel de bedrijfskritieke data te herstellen na een virusaanval of vergelijkbare gebeurtenis.

Automatische back-up: gebruik een product dat toelaat om automatisch de back-up routines bij te sturen wanneer een nieuwe toepassing geïnstalleerd wordt, wanneer een gebruiker inlogt op het systeem, of wanneer de aanwezige ruimte voor opslag sterk verandert. Het zijn juist dit soort acties die relatief vaak een systeemfalen tot gevolg hebben. Dankzij een automatische back-up is men in ieder geval zeker van een recente back-up.

Neem veiligheidsmaatregelen: bedrijven kunnen virusaanvallen vermijden door een coherente beveiligingsstrategie toe te passen. Deze bevat antivirus, firewall, content filtering oplossingen, vulnerability management en intrusion detection. Zelfs met een uitstekend back-upbeleid, blijft het voorkomen van dataverlies en systeemuitval altijd beter dan genezen.