Werkgerelateerde chatberichten van de politieke top moeten automatisch in een beheersysteem worden opgeslagen, zo adviseert het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI). Het Adviescollege werd ingesteld na het nieuws dat premier Rutte sms-berichten van zijn telefoon zelf verwijderde. Op verzoek van de regering gaat het eerste advies van het college over het bewaren van chatberichten, zoals uitgewisseld via bijvoorbeeld WhatsApp en Signal.

Het advies van het college heeft als leidraad de Wet open overheid, die bepaalt dat iedereen recht heeft op toegang tot overheidsinformatie afgezien van de uitzonderingen bij wet. Daarnaast is er de Archiefwet, die regels bevat voor zorgvuldig beheer van overheidsinformatie. "Toegang tot overheidsinformatie is een essentieel recht voor iedereen én noodzakelijk om de democratie beter te laten werken. Dat geldt niet alleen voor nota’s, rapporten en e-mails, maar net zo goed voor chatberichten", zegt ACOI-voorzitter Ineke van Gent.

Volgens Van Gent gaat de wet pas leven als de hoogste gezagsdragers het belang van openbaarheid en een goede informatiehuishouding erkennen. "Daarom staat in ons advies: dit is geen corvee, dit is chefsache. Natuurlijk hoeft de overheid niet alles even goed en even lang te bewaren, maar moeten keuzes worden gemaakt", zo stelt ze.

Bij de meeste overheidsorganisaties is het beleid dat overheidsfunctionarissen zo min mogelijk chatten over hun werk. Doen zij dat toch, dan moeten zij zélf belangrijke chatberichten handmatig kopiëren naar een digitaal archiefsysteem. Vorig jaar oktober constateerde de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed al dat dit beleid niet voldoet aan de Archiefwet. "De minister-president had dus geen chatberichten mogen wissen van zijn telefoon", stelt het ACOI.

Volgens het Adviescollege moet het sowieso anders. Handmatige selectie en opname van afzonderlijke chatberichten in een specifiek dossier noemt het college onwerkbaar. Ook maakt het van archiveren een individuele norm, terwijl een collectieve norm moet gelden. Het Adviescollege vindt dat de overheid chatberichten van personen in sleutelfuncties op moet slaan in een beheersysteem van de organisatie, en dat dit structureel en zoveel mogelijk geautomatiseerd moet gebeuren.

Voor chatberichten van alle overige overheidsmedewerkers zijn géén nadere maatregelen nodig. Het Adviescollege is van mening dat de waarde van deze informatie gering is en het een onevenredige inspanning zou zijn om ook al deze chatberichten op te slaan. Dit betekent dat medewerkers die geen sleutelfunctie bekleden, chatberichten op hun telefoon kunnen laten staan en mogen wissen als ze berichten niet meer nodig hebben.