De archivering van chatberichten van ministers en andere bewindspersonen is nog altijd niet op orde. Het ministerie van Binnenlandse Zaken gaat nu strenger toezien op het veilig bewaren van chatberichten van bewindspersonen door de verschillende ministeries. De Auditdienst Rijk deed in opdracht van het ministerie onderzoek naar de uitvoering van de algemene instructie aan bewindspersonen, over hoe ze hun chatberichten moeten bewaren (pdf).

In de aangescherpte instructie, die sinds 21 juni vorig jaar geldt, staat onder meer een oproep om het gebruik van sms en berichtenapps te beperken, een aparte telefoon te gebruiken voor privé en partijpolitieke zaken, een oproep om ‘automatisch verwijderen van berichten’ uit te zetten en geen gebruik te maken van opties voor eenmalige weergave. Het onderzoek toont aan dat de instructie aan de bewindspersonen niet altijd goed wordt nageleefd.

"Het gedrag van bewindspersonen is cruciaal voor het creëren van een routinematig proces en als voorbeeldfunctie. Het gaat bijvoorbeeld om het daadwerkelijk afgeven van de (zakelijke) telefoon of het tijdig ter beschikking stellen van een (geactualiseerde) contactenlijst om zakelijke chatberichten te kunnen onderscheiden. In enkele gevallen zijn bewindspersonen daarin terughoudend. Dat kan het gevolg zijn van negatieve ervaringen bij het gebruik van bepaalde IT-tools voor het uitlezen van de chatberichten en/of het hebben van een voorkeur voor vertrouwde gezichten bij het uitlezen van soms beleidsintieme chatberichten", zo stelt de Auditdienst Rijk.

De Auditdienst stelt ook dat er bij geen enkel ministerie al sprake is van daadwerkelijke archivering, conform de Archiefwet, van de zakelijke chatberichten van bewindspersonen. "Zij kunnen namelijk nog niet het gehele proces dat komt kijken bij de archivering van chatberichten in zijn totaliteit inrichten. De departementen zijn in afwachting van de modelselectielijst die daarvoor nodig is", aldus de uitleg hierover.

De manier waarop de ministeries het berichtenverkeer bewaren verschilt per ministerie. "Ook omdat het veiligstellen van de chats omslachtig en arbeidsintensief is en maar beperkt kan worden geautomatiseerd", zo laat het ministerie van Binnenlandse Zaken weten. "Van een geoliede routine is daardoor nog niet overal sprake. Ook omdat er nog technische uitdagingen zijn, er een grote hoeveelheid data moet worden bewaard of een privacy impact analyse voor de gekozen methode ontbreekt."

Begin 2022 werd bekend dat toenmalig premier Rutte sms-berichten op zijn telefoon zelf verwijderde en berichten die hij nodig vond om te laten archiveren doorstuurde. Hierdoor is onduidelijk of berichten die wel gearchiveerd hadden moeten worden niet zijn verwijderd. De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed besloot een onderzoek uit te voeren over de naleving van de Archiefwet en hoe het ministerie van Algemene Zaken chatberichten archiveert, waaronder die van Rutte.

De Archiefwet bepaalt onder andere dat functiegerelateerde correspondentie niet zomaar mag worden vernietigd. Volgens het onderzoeksrapport zijn de chatberichten van de minister-president onvoldoende gearchiveerd. De Inspectie stelde in een rapport dat eind 2022 verscheen dat het ministerie van Algemene Zaken betere afspraken moet maken voor het archiveren van chatberichten, ook die van de premier. Daarnaast moeten de archiefsystemen worden verbeterd.