Kalf. Punt.
Ofwel: blijkbaar keek er niemand naar wat er daadwerkelijk verstuurd werd. Dat deden wij met 'gevoelige' post in de 80-er jaren al. De overheid nu eindelijk ook...

In de 80-er jaren was het nog niet gebruikelijk om default alles dubbelzijdig af te drukken.
In veel bedrijven is dit een jaar of 10 geleden ingevoerd op suggestie van "groene medewerkers" die vonden dat op deze manier papier en dus kostbare bomen gespaard konden worden.
(tegenwoordig is het juist weer hip om bomen te planten "vanwege co2" en als je er dan papier van maakt is dat juist milieuvriendelijk)

Hoe zo is dit een printerinstellingsprobleem? Een printerinstelling gaat alleen over kleuren, papierformaat, dubbelzijdig etc!
Wat voor software gebruiken ze dat er zo iets doms geprint kan worden? Je selecteert een persoon, vervolgens krijg je de NAW gegevens van een ander. Ik heb dit zelf ook meegemaakt bij post van een ander bedrijf. Er is duidelijk wat anders aan de hand dan een printprobleem. Lijkt mij meer een database probleem.

Het klinkt als een brief van één kantje die ten onrechte dubbelzijdig is afgedrukt, anders waren er als ik me niet vergis enveloppen zonder adres onder het adresvenster geweest. Dan zijn er in plaats van 1550 enveloppen 775 gevuld.

Ik neem aan dat de verzender van de brief kan aangeven hoeveel mensen die moeten ontvangen, en ik mag hopen dat de couverteermachine tellers laat zien voor hoeveel vellen die heeft verwerkt en hoeveel enveloppen die heeft gevuld. In dit geval moeten die waarden gelijk zijn aan elkaar, en gelijk aan het aantal brieven dat degene die ze heeft aangemaakt verwacht. Dat lijkt me als controle betrouwbaarder én simpeler uitvoerbaar dan de genoemde steekproeven.

Verder kunnen bij menselijke handelingen altijd fouten optreden, en bij menselijke controles verslapt heel makkelijk de aandacht als er te lang achter elkaar niets mis gaat. Mensen zijn geen machines. Bij de fouten die je echt wilt vermijden moet je dus proberen te voorkomen dat het succes van dergelijke menselijke handelingen afhangt. Er bestaan couverteermachines waarbij barcodes de enveloppering aansturen, met software die die barcodes toevoegt aan de printuitvoer. Ik overzie niet hoe die precies werkt en of die in staat is om dit soort fouten af te vangen in een kantoorautomatiseringsomgeving (ik heb decennia geleden zoiets helpen inrichten in een mainframe-omgeving, en daar zijn wezenlijke verschillen tussen), maar als dat kan dan kan het wellicht de investering waard zijn om het in te zetten.

Zucht zucht zucht.

Uit het artikel

Dus inderdaad : onterecht dubbelzijdig afgedrukt .
Twee verschillende brieven op één vel papier.

Precies , printer instelling.


Als je de probleemomschrijving al niet kunt lezen moet je het speculeren over de oorzaak maar niet doen.

Inderdaad, daar is veel meer mis gegaan. Ik heb in het verleden regelmatig mailings van globaal 1000 enveloppen verstuurd. Meestal komt dit soort enveloppen in dozen van 500 stuks geleverd. Dan moet er toch allerlei alarmbellen afgaan als er maar 2 dozen verbruikt zijn bij een mailing van 1500 stuks.

Hier zal het probleem geweest zijn dat er teveel mensen aan iets gewerkt hebben, waarbij niemand het totale overzicht hield. Persoon A print het uit en geeft het aan B om ze te versturen. B weet niet hoeveel het zijn en vult gewoon de enveloppen totdat de velletjes op zijn. Postkamer C telt vervolgens de enveloppen en vult dit aantal in op het formulier voor de partijenpost.

Nu speculeer je dat er één persoon de taak 'end to end' moet doen.

De uitgaande berichten laten creeeren, de printjob doen, de enveloppen doos bijvullen, en het resultaat naar de postkamer lopen .

Het zijn unieke brieven , niet dezelfde brief naar 1500 inwoners.

Ik denk dat er een heel erg automatisch proces is om dagelijks of wekelijks alle verlopen IDs aan te schrijven.
Misschien dat iemand dat handmatig start, misschien niet eens.

Er zal - hopelijk - echt geen ambtenaar bij 1500 mensen een vinkje zitten te zetten 'print paspoort reminder brief' .

En mogelijk dat in een generieke instelling de boel op dubbelzijdig stond - misschien omdat een voorgaande mailing dat gebruikte.

Het is iets om heel erg uit-te automatiseren , en dan verliest het overzicht tussen de batch-job van week 40 , en het volume papier wat er de deur uitgaat heel makkelijk.


Ik denk dat het enorm geautomatiseerd is - en dan kan het ook automatisch misgaan op z'n manier.

Dezelfde fout gebeurde vrij recent ook bij een andere gemeente .

Misschien zelfde printstraat .

https://www.security.nl/posting/840923/Gemeente+Alphen+lekt+gegevens+inwoners+via+dubbelzijdig+geprinte+brieven

Het was niet zo maar een printinstellingsprobleem maar een windows update probleem (na patch dinsdag). Elke MS beheerder weet dat er weinig respect is voor instellingen vanuit de leverancier en dat je na een windowsupdate alle settings moet controleren. Is al een heel oud probleem: https://answers.microsoft.com/en-us/windows/forum/all/printer-settings-changed-after-windows-update/e1229590-856b-4b90-83ad-21d8e58e3dae

Zo zie je maar dat aan het versturen van brieven ook bezwaren kunnen kleven. Dit als reactie op reageerders in het topic: 'Belastingdienst gaat burgers bellen' die suggereren dat de belastingdienst niet moet gaan telefoneren maar in plaats daarvan brieven moet sturen.(*)

Conclusie: Welke communicatie je ook kiest, allemaal hebben zij potentiële kwetsbaarheden. Je doet het nooit helemaal veilig, dus zonder de mogelijkheid dat je tóch de belangen van de persoon aan de andere kant van het lijntje kunt schaden.
Altijd kleven er bezwaren aan telefoneren, e-mailen, post versturen of het uitgestorven faxen.

(*https://www.security.nl/posting/862602/Belastingdienst+gaat+burgers+bellen+over+terugvragen+van+belasting)

Terug gaan naar balies en papieren fromulieren?

Als de couverteermachine bijvoorbeeld bij de postkamer staat, en zij bedienen hem; en het is de bedoeling dat je je output aanlevert door die op de printer van de postkamer af te drukken, dan kan ik me er wel iets bij voorstellen.

Het probleem is in mijn ogen niet per se dat het over teveel mensen loopt, maar dat het resultaat afhangt van allerlei menselijke handelingen en kennis die zij aan elkaar door moeten geven.

Je reageerde op mij en ik vertelde dat ik ooit in een mainframe-omgeving betrokken was bij het optuigen van een poststraat met een couverteermachine. De softwarekant, ik was ontwikkelaar. Diverse mainframe-toepassingen, altijd batch-jobs, produceerden uitvoer voor klanten, gewoon kale tekst met in de eerste kolom control characters, zoals dat op IBM-systemen ging, met tekens die bladovergangen aangaven, of dat er een lege regel tussengevoegd moest worden, dat soort aansturing. Die uitvoer ging een verwerking in waarin die werd gesplist naar klant, verschillende uitvoer voor dezelfde klant bij elkaar werd gebracht, bij het afdrukken werd aangestuurd dat de juiste grafische achtergrond voor elke pagina erbij werd geladen, en de juiste streepjescodes in de kantlijn werden geplaatst om de couverteermachine aan te sturen. Dat kon omdat lijstnamen en klantadressen op vaste posities in de output stonden. Tot het uit de laserprinter kwam en naar de couverteermachine moest worden overgezet kwam er geen mensenhand aan te pas, en er werden doodleuk verschillende uitvoerstromen per klant bij elkaar in enveloppen gedaan, of meerdere als het teveel voor een envelop was, en dat ging feilloos.

Ik snap dat dat niet zonder meer te vertalen is naar kantoorautomatisering waar brieven met (neem ik aan) mailmerge uit tekstverwerkers komen rollen. Wat ik wel vind is dat je van die kantoorautomatisering zo langzamerhand mag eisen dat daarmee lukt wat met die archaïsche mainframes tientallen jaren geleden al prima lukte en soepeltjes liep. Als je domweg zorgt dat je standaard briefpapier met een standaard layout gebruikt, dan moet in de uitvoer te herkennen zijn waar een nieuwe brief en dus een nieuwe klant begint, en dus wat er aan bladovergangen en streepjescodes nodig is. Er moet software zijn, en het zou me verbazen als leveranciers van couverteermachines die niet leveren, die dat soort dingen kan. En als het nu niet kan terwijl het zo'n drie decennia(!) geleden prima kon op archaïsche systemen dan hebben heel wat leveranciers zich diep te schamen. Ik ga er dus vanuit dat het wel kan.

Wat ik nu zou verwachten is bijvoorbeeld dat een organisatie als de gemeente Almere over alle diensten heen een printer "uitgaande briefpost" heeft, en dat je alleen de juiste Word- of LibreOffice-template moet gebruiken en je verder over geen enkele instelling druk hoeft te maken, je print, vermoedelijk moet iemand het nog autoriseren, en je hebt er op enkele statusberichten na geen omkijken meer naar want de postkamer handelt het verder af. Zoiets, althans, ik zuig dit nu even uit mijn duim.

Zoiets invoeren is een project, het is niet zo dat je het neerzet en dat het dan volautomagisch werkt, en het is dus ook een investering. Die zou het wel eens waard kunnen zijn voor een niet bepaald kleine organisatie als een flinke stad. En anders moet er een minder vergaande oplossing te vinden zijn die de kans op fouten al aanzienlijk kleiner maakt zonder dat dat afhangt van menselijke onvolkomenheden. Maar het lijkt soms wel alsof de wereld aan het vergeten is hoe degelijk automatisering kan zijn en alsof er op veel plaatsen amateuristisch maar wat wordt aangemodderd. Alsof dat niet schreeuwend duur is. Dit zou een allang opgelost probleem moeten zijn.

Goh, kennelijk moest ik even iets kwijt ;-)

Typefout (typo) of opzettelijk? Ik vind het een prachtig neologisme! :-)