Heb jij een uitdagende vraag over beveiliging, recht en privacy, stel hem aan ICT-jurist Arnoud Engelfriet en maak kans op zijn boek
"Security: Deskundig en praktisch juridisch advies".

Vraag: Wij hebben klachten van klanten gehad over één van onze medewerkers. Hij zou rare berichten hebben gestuurd met klachten en scheldpartijen over ons bedrijf! We hebben twee mails gezien waar we heel erg van zijn geschrokken. Nu willen we in zijn mailbox kijken wat hij allemaal nog meer heeft verstuurd, maar we hebben geen ICT-reglement. Wat moeten we nu doen?

Antwoord: Vaste lezers weten het al: ook op je werk heb je privacy, ook in de zakelijke mailbox. Een werkgever moet werknemers vooraf informeren over hoe en wanneer er gemonitord wordt en wanneer men toegang kan verkrijgen tot mailboxen. Dit gebeurt meestal door invoering van een protocol (ook wel ‘Acceptable Use Policy’ of ‘Fair Use Policy’). Een protocol mag privégebruik van ict-faciliteiten niet volledig verbieden, maar mag er wel (redelijke) grenzen aan stellen.

De situaties waarin de werkgever gericht mag kijken of deze grenzen worden overschreden, moeten expliciet worden genoemd. Zo kan meelezen van e-mail gerechtvaardigd zijn als er klachten komen over beledigende mails of verzonden spam. Persoonsgericht monitoren mag alleen bij concrete aanwijzingen dat die persoon iets fout doet, en als het hoe en wat is gedocumenteerd in het IT-reglement.

Als er geen reglement is, dan maak je het jezelf nodeloos moeilijk in situaties als deze. Maar gelukkig is het niet compleet onmogelijk om dan iets te doen, zo blijkt uit een recente uitspraak van de rechtbank Rotterdam. In die zaak was ook sprake van een medewerker die rare mails had gestuurd, en daarvoor op staande voet was ontslagen. De werknemer vocht dit aan, onder meer met de stelling dat er geen reglement was, en dat er zelfs niet was gewaarschuwd dat men door zijn mails heen zou gaan.

De rechtbank bevestigt dat je ook in de zakelijke mailbox enige privacy mag verwachten ("zelfs al zijn deze berichten verstuurd vanaf de werkplek van de werknemer"). Doorzoeken van een mailbox vereist dus in principe een duidelijk reglement. Maar, zo bepaalt de rechtbank, zonder reglement kan het soms ook:

[Het is onjuist] dat het een werkgever in het geheel niet is toegestaan om bij het ontbreken van een reglement de e-mailberichten van zijn werknemers te controleren. Wel dienen er in een dergelijk geval extra eisen te worden gesteld aan de vraag of sprake is van een gerechtvaardigd doel en is voldaan aan de proportionaliteitseis.

De rechter vindt dat in dit geval aan die extra zorgvuldigheidseisen voldaan is. Het ging om zakelijke mails aan klanten, waarbij je heel wat minder privacy mag verwachten dan bij een privémailtje aan je partner. Ook speelde er al een langer lopend conflict, waarbij onder meer de vader van deze medewerker (die ook daar werkte) betrokken was. Het doorzoeken van de mailbox op voor dat conflict relevante mails was dus toegestaan, ook zonder protocol.

Het ontslag wordt uiteindelijk wel toegewezen, maar de staande voet was disproportioneel. Aan de andere kant is het gedrag de werknemer wel te verwijten. Daarom wordt op grond van de kantonrechtersformule (C=0,75, voor de ingewijden) een billijkheidsvergoeding toegekend van € 4.873,91.

Arnoud Engelfriet is ICT-jurist, gespecialiseerd in internetrecht waar hij zich al sinds 1993 mee bezighoudt. Hij werkt als partner bij juridisch adviesbureau ICTRecht. Zijn site Ius mentis is één van de meest uitgebreide sites van Nederland over internetrecht, techniek en intellectueel eigendom. Hij schreef twee boeken, De wet op internet en Security: Deskundig en praktisch juridisch advies.