Juridische vraag: zijn papieren handtekeningen echt nodig?
ICT-jurist Arnoud Engelfriet geeft elke week antwoord op een interessante vraag over beveiliging, recht en privacy. Heb jij een vraag? Stuur hem naar juridischevraag@security.nl.
Vraag: Regelmatig vragen lezers me: waarom doen wij als bedrijf nog steeds zo moeilijk met handtekeningen op stukken papier? Ons hele bedrijf is geautomatiseerd, alleen bij sommige acties moeten er dingen uitgeprint, getekend en weer ingescand zijn. En soms wordt dan zelfs dat stuk papier nog bewaard. Is dat nu echt juridisch nodig?
Antwoord: Juridisch bepalen of een stuk papier écht nodig is, is vaak een hele kluif. Hoofdregel is: het hoeft niet op papier. De wet kent namelijk slechts zelden een harde eis dat iets pas rechtsgeldig is als het op papier staat.
Wie er meer weet dan de volgende, mag het zeggen: de koop van een woning (art. 7:2 BW), huurkoop (7A:1576i BW), timesharing (7:50c lid 1 BW), pacht (7:317 lid 1 BW), vrijwillige garantietoezeggingen (7:6a lid 3 BW), levering van IE-rechten (art. 2 Auteurswet), aanmaningen (art. 6:82 BW) en sinds juli 2014 de overeenkomst tot dienstverlening na telefonische acquisitie (6:230v sub 6 BW).
Veel voorkomende misverstanden: de arbeidsovereenkomst hoeft alleen schriftelijk als er een proeftijd (7:652 lid 2 BW), concurrentiebeding (7:653 lid 1 BW) of boetebeding (7:650 lid 2 BW) is opgenomen. Een factuur hoeft niet schriftelijk. Een koop op afbetaling hoeft ook niet schriftelijk, tenzij er een boete wordt opgenomen bij te late betaling (art. 7a:1576b BW).
Meestal wil men graag stukken papier omdat dit sterk bewijs oplevert. Met een akte (een ondertekende verklaring op papier) ontstaat 'dwingend' bewijs (art. 157 Rechtsvordering) van wat er is afgesproken. Onder voorwaarden is ook een elektronische akte rechtsgeldig (art. 156a Rechtsvordering). Kort gezegd is vereist dat de inhoud zodanig wordt vastgelegd dat deze ongewijzigd gereproduceerd kan worden voor zo lang als nodig. In de ICT-praktijk betekent dit een PDF-bestand en een goed ingericht proces voor het aanmaken en archiveren daarvan.
Heel vaak zijn dit soort bedrijfsprocessen er vooral omdat ze er altijd al waren. Men heeft altijd geleerd dat papier en handtekening "rechtsgeldig" zijn, of zelfs verplicht. Dus dat is het proces en dat blijft het proces. Daar verandering in brengen is niet eenvoudig, want "zo doen we het altijd al" is een van de sterkste argumenten uit de praktijk om iets te laten zoals het is.
Hoe elektronisch zijn jullie met contracten en documenteren?
Arnoud Engelfriet is ICT-jurist, gespecialiseerd in internetrecht waar hij zich al sinds 1993 mee bezighoudt. Hij werkt als partner bij juridisch adviesbureau ICTRecht. Zijn site Ius mentis is één van de meest uitgebreide sites van Nederland over internetrecht, techniek en intellectueel eigendom. Hij schreef twee boeken, De wet op internet en Security: Deskundig en praktisch juridisch advies.
Dat bewijst een handtekening ook niet echt, maar als je die vervalst dan pleeg je een misdrijf. Iedereen kan wel een
stapel offertes aanmaken en in PDF opslaan en vervolgens facturen gaan sturen, maar wie toont dan aan dat er ooit
akkoord is gegaan?
Vrijwel altijd geldt: zolang iedereen het met elkaar eens is dan is er niks nodig. Maar als er conflicten ontstaan dan moet
je met bewijs komen, en als je dat bewijs niet vastgelegd heb kun je in de problemen komen. Daar hebben gevestigde
bedrijven natuurlijk langer ervaring mee dan hippe electronische nieuwkomers, en daarom zijn ze gewoon voorzichtiger.
De gemeente bewaart het elektronisch, maar print het uit, als dit nodig mocht zijn.
En dit ging maar om een paar € maar bij en gemeente of groot bedrijf zijn alle "paar €" samen een aardig bedrag.
Navraag leerde, dat het verplicht was, om naar de belastingdienst de bewijzen te hebben .........
Zie het probleem niet zo. Ik kan toch ook telefonisch een contract aangaan met een ISP, zonder dat ik mijn handtekening hoef te zetten? Of een abonnement op een of andere webdienst nemen zonder ook maar ooit een handtekening te hoeven zetten?
stapel offertes aanmaken en in PDF opslaan en vervolgens facturen gaan sturen, maar wie toont dan aan dat er ooit
akkoord is gegaan?
De vraag of men moet kunnen bewijzen dat jij een order hebt geaccepteerd, staat los van de vraag of dat bewijs bijvoorbeeld op papier moet, voorzien van een handtekening. Als jij een boek bestelt bij Bol.com, dan hebben zij ook digitaal ''bewijs'' dat jij de order hebt geplaatst. Bij een conflict omtrent een rekening kunnen zij dat dan ook onderbouwen.
Niemand zegt dat het niet aantoonbaar moet zijn dat iemand akkoord is gegaan; dat is wat jij ervan maakt.
Ik kan alles ontkennen als mijn poot er niet onder staat.
stapel offertes aanmaken en in PDF opslaan en vervolgens facturen gaan sturen, maar wie toont dan aan dat er ooit
akkoord is gegaan?
De vraag of men moet kunnen bewijzen dat jij een order hebt geaccepteerd, staat los van de vraag of dat bewijs bijvoorbeeld op papier moet, voorzien van een handtekening. Als jij een boek bestelt bij Bol.com, dan hebben zij ook digitaal ''bewijs'' dat jij de order hebt geplaatst. Bij een conflict omtrent een rekening kunnen zij dat dan ook onderbouwen.
Bewijs dat ik een order ergens geplaatst heb wordt alleen geleverd op een wijze waar ik ook zelf akkoord mee ga.
Het gaat immers om het bewijs dat er een wilsovereenkomst is, en dat kan nooit van één kant komen.
Als Bol.com met een ascii file komt met wat headers van een mailtje die ze op een of andere manier koppelen aan
mijn identiteit, dan gaan ze het erg moeilijk krijgen. Iedereen kan dat fabriceren. Laat ze maar aantonen dat het van
mij komt, op een degelijke manier.
Dat zal gemakkelijker zijn als ze komen met een bestelformulier met mijn handtekening.
Bijna al het papierwerk ging electronisch (gemaild, geprint, ondertekend, gescand, teruggemaild).
Alleen de verkoopactie bij de notaris werd ter plekke gedaan, maar dat deed mijn makelaar die ik via een ingescand formulier had gemachtigd.
Sterker nog, ik was slechts 1 keer in het kantoor van de makelaar geweest voor een kort gesprek (was een paar dagen in NL).
Ik had natuurlijk alle aktes bij familie achtergelaten zodat de makelaar inzage kon krijgen.
De gewaarmerkte documenten
Het kan dus wel.
Mijn stelregel, doe niks meer op papier.
Op deze manier komen veel mensen in de problemen als zij bijvoorbeeld gebeld worden en zonder te weten vast zitten aan een contract voor het een of ander. Totaal geen bescherming meer voor particulier en ondernemer.
Ik schrijf zoveel mogelijk op en vind het tegenover de ander ook duidelijker. Verplicht of niet!
Wel erg vreemd die Wet van Nederland. :(
Maar o wee indien je voor of tijdens zo'n vakantie een (medisch) probleem krijgt waardoor je je reis- en/of annuleringsverzekering moet aanspreken. Dan verlangt die verzekering toch mooi wel een ondertekend contract. Mailtjes zijn dan geen cent waard, want daar kun je zelf (via een teksteditor) van alles in veranderen.
Daarom vraag ik toch altijd even om een contract-pdf met handtekening. Weliswaard kan een kenner daar ook mee knoeien, maar dat wordt door de verzekeringsbedrijven toch iets minder wantrouwig bekeken.
Maar het blijft een probleem: er is nog steeds geen echte, universele vervanging voor een papieren handtekening. Ja ik weet het: we hebben DigiD, maar daar hoef je niet bij een buitenlands hotel mee aan te komen. En er zijn digitale handtekeningen mogelijk, maar wie kan daar goed mee omgaan? De verhuurder van het vakantiehuisje beslist niet. Die is al blij dat ie een Word document kan opsturen (inclusief scan van de handtekening). Echt waar pas nog meegemaakt, je zou het hele contract kunnen veranderen. Van pdf snappen ze al helemaal niks...
Op OSX zit er bij de annotatie functie ook een optie om handtekeningen te beheren en te plaatsen. Zit er al jaren in, maar heb hem vandaag voor het eerst gebruikt. Je houdt een papiertje met handtekening voor je webcam en hij scant hem automatsch in met transparante achtergrond en slaat hem op. Vervolgens haal je aan handtekening uit het archief en plakt het als annotatie op de pdf met de standaard pdf reader.
Ik weet niet wat ik daar van moet denken. De ontvanger kan die handtekening ook zo uit die annotatielaag kopiëren voor 'eigen' gebruik. Iedereen kan dat er op plakken. Dan kun je net zo goed die handtekening weglaten. Het enige wat zin maakt is het document digitaal te ondertekenen.
Bijna al het papierwerk ging electronisch (gemaild, geprint, ondertekend, gescand, teruggemaild).
Ik weet niet of je daar blij mee moet zijn. Het betekent ook dat een kwaadwillende makelaar de boel kan oplichten. Zelf heb ik een paar jaar geleden een huis in Duitsland verkocht. Dat ging ook op afstand, maar ik moest wel op het Duitse consulaat in Amsterdam een handtekening zetten. Het geeft mij toch een beter gevoel als er iemand een grondige check op identiteit doet.
Bijna al het papierwerk ging electronisch (gemaild, geprint, ondertekend, gescand, teruggemaild).
Alleen de verkoopactie bij de notaris werd ter plekke gedaan, maar dat deed mijn makelaar die ik via een ingescand formulier had gemachtigd.
Sterker nog, ik was slechts 1 keer in het kantoor van de makelaar geweest voor een kort gesprek (was een paar dagen in NL).
Ik had natuurlijk alle aktes bij familie achtergelaten zodat de makelaar inzage kon krijgen.
De gewaarmerkte documenten
Het kan dus wel.
Deze posting is gelocked. Reageren is niet meer mogelijk.
Junior DevOps Engineer
Certified Secure is op zoek naar een Junior DevOps Engineer. Deze functie is een stuk interessanter dan de term doet vermoeden! Om jou als potentiële nieuwe collega meteen te laten zien wat we doen hebben we speciaal voor jou een selectie gemaakt van een aantal leuke security challenges. Are you ready for a challenge?
Cybersecurity Trainer / Streamer
Toe aan een nieuwe nieuwe job waarmee je het verschil maakt? In de Certified Secure trainingen laat je deelnemers zien hoe actuele kwetsbaarheden structureel verholpen worden. Ook werk je actief mee aan de ontwikkeling van onze gamified security challenges. Bij het maken van challenges kom je telkens nieuwe technieken tegen, van Flutter tot GraphQL, van Elastic Search tot Kubernetes.
