Zonder beleid of afdoende afdekking tegen juridische implicaties is inzet e-mail voor contractovereenkomsten zeer risicovol. 75 procent bedrijven gebruikt e-mail voor bedrijfskritische activiteiten; 40 procent voor contractovereenkomsten - tweederde niet op de hoogte van mogelijke juridische gevolgen.

Onafhankelijk onderzoek door VERITAS Software Corporation wijst uit dat veel bedrijven zonder een gedegen beleid e-mails over juridische geschillen met medewerkers, leveranciers en klanten versturen. Hoewel 65 procent van de bedrijven verklaart een officieel e-mailbeleid te hebben, komt uit het onderzoek naar voren dat dit beleid weinig diepgaand is. De basisinfrastructuur voor het veilig bewaren van e-mailbestanden blijkt zelden aanwezig te zijn.

Bij bedrijven met een e-mailbeleid overschrijdt het daadwerkelijke e-mailgebruik in alle gevallen de toegestane hoeveelheid. E-mail wordt bijvoorbeeld veel gebruikt voor contractovereenkomsten met leveranciers (40 procent, terwijl 33 procent het maximum is) of met klanten (42 procent versus 36 procent). Ook bij HR-activiteiten, waaronder het aannemen van personeel (26 procent, terwijl 20 procent het toegestane maximum is) en het terechtwijzen van medewerkers (18 procent versus 13 procent), wordt e-mail boven de limiet gebruikt.

Hoewel 92 procent van de bedrijven aangeeft dat ze e-mails kunnen terugzoeken, blijkt dat slechts één achtste (18 procent) verder dan een jaar kan terugkijken in het systeem. 30 procent kan alleen e-mails van de afgelopen maand terugzoeken, terwijl 11 procent verloren mail ouder dan een week gewoonweg kwijt is. IT-managers uit de Benelux presteren overigens beter dan het wereldwijde gemiddelde: 34 procent van hen kan e-mails ouder dan 12 maanden terugvinden.

"Buiten de juridische implicaties van e-mailgebruik voor contractuele communicatie zal ook het gezonde zakelijke verstand het belang van het bewaren van deze e-mails gedurende een bepaalde tijd moeten ondersteunen", zegt Raymond Korteknie, Country Manager Benelux bij VERITAS Software. "Geen enkel bedrijf zou papieren contracten na een maand weggooien en toch doen veel organisaties dit met e-mail wel. Zonder goede procedures en systemen stellen ze zichzelf onnodig bloot aan mogelijke juridische problemen met medewerkers, leveranciers en klanten."

Ondanks de implementatie van een e-mailbeleid in veel bedrijven kan twee derde van de IT-managers die verantwoordelijk zijn voor e-mail, niet aangeven of ze als juridisch bewijs kunnen worden gebruikt. Daar komt bij dat 46 procent van de IT-managers aangeeft dat het complex is om een bepaalde e-mail op een systeem te achterhalen.

"Bedrijven moeten ervan doordrongen zijn dat het zeer belangrijk is dat bestanden met contractuele inhoud worden bewaard. Voor e-mail geldt absoluut hetzelfde", zegt Matthew Harris van advocatenkantoor Norton Rose. "De afgelopen jaren hebben we veel zaken gehad, waarin
e-mails het belangrijkste bewijs bleken en centraal stonden in de besluitvorming van de rechter."

Het onderzoek wijst ook uit dat er weinig eenduidigheid is in de kennis over overheidsreglementen op het gebied van e-mail. Een aantal overheden in de Verenigde Staten en EMEA ziet het belang in van e-mail en heeft regels opgesteld over het gebruik ervan. Zo is bijvoorbeeld vastgelegd hoe lang e-mailberichten en bijlagen moeten worden bewaard. IT-managers zijn vaak niet op de hoogte van deze regels. 51 procent denkt dat deze regelgeving helemaal niet bestaat, terwijl een derde het niet zeker weet.

"Voor een succesvol beleid is het belangrijk dat dit wordt nageleefd", zegt Korteknie. "E-mail is zeer snel het belangrijkste middel voor zakelijke communicatie geworden. Bedrijven moeten echter inzien welke invloed dit heeft op hun bestaande procedures en systemen. Zonder de effectieve implementatie en inzet van een e-mailbeleid en zonder betrouwbare back-up- en archiveringsprocedures zetten bedrijven hun juridische integriteit op het spel."

Onderzoek

Het onderzoek werd uitgevoerd in opdracht van VERITAS Software door Dynamic Markets. Respondenten waren afkomstig uit middelgrote tot grote organisatie met meer dan 500 medewerkers. 850 IT-managers uit verschillende sectoren werden ondervraagd. Zij waren verantwoordelijk voor het onderhoud van back-office e-mailsystemen. Het onderzoek werd uitgevoerd in de VS, Frankrijk, Duitsland, Benelux, Spanje, Zweden, Zwitserland, Zuid-Afrika, Oostenrijk, Polen, het Midden-Oosten en Italië.