Door Anoniem: Door Anoniem: Door Anoniem: Is er een wet of regel die zegt dat DUO het BSN nummer in het NAW venster-vak van een brief MOET printen?
Of is het venster-vak van de DUO-envelop zo groot dat je de hele brief er door kan lezen?
Het antwoord op je vragen staat in de eerste zin van het artikel: het is een menselijke fout
bij de opmaak van de brieven.
Ik reageerde op de stelling van Duo dat ze gaan uitzoeken of het
wettelijjk mogelijk is brieven te sturen zonder BSN nummer. :-)
Maar de vraag die je stelde is of er een regel is die zegt dat je het BSN in het NAW-vak moet printen. Een BSN in de brief is echt niet meteen een BSN in het NAW-vak. Wat DUO onderzoekt is iets anders dan wat jij leek te veronderstellen
Duo maakt een domme fout door het BSN nummer bij de NAW te plaatsen.
Ze gebruiken hiervoor (blijkbaar) geen standaard sjabloon met mailmerge, maar laten dit medewerker(s) zelf bedenken en opstellen. Heel professioneel. (not)
Ik kan me niet voorstellen dat ze niet met een standaardsjabloon werken, want zonder dat zou het een totaal onwerkbare chaos worden. Het lijkt me veel waarschijnlijker dat een een medewerker in de uiteindelijke brief iets wijzigde in wat dat sjabloon opleverde, en dat die gewijzigde versie met mailmerge is verwerkt.
Nadat ze constateren dat het fout gegaan is, gaan ze "onderzoeken" of ze wettelijk het BSN nummer uit hun brieven mogen verwijderen.
Je hoeft het woord
onderzoeken niet tussen aanhalingstekens te zetten, dat is namelijk precies wat ze moeten doen als ze die kennis niet al paraat hebben.
Delegeer het probleem naar een onderzoekscommissie.Tegen de tijd dat rapprotteert, is iedereen het incident al weer vergeten en hoef je als organisatie niets te doen.
Onderzoek vergt geen commissie maar een bedrijfsjurist die even uitpluist hoe het zit en de uitkomst in een memo verwerkt.
Blijkbaar kan er geen praktische oplossing gevonden worden?
Voorkom dart medewerkers zelf de standaard elementen van een brief van Duo moeten opbouwen.
Gebruik daar een voorgedeifinieerde sjabloon voor. Die tools bestaan al decennia. Niets nieuws onder de zon.
Zoals al gezegd zo ik heel raar staan te kijken als ze dat niet gebruiken.
Zorg dat in dat sjabloon de BSN placeholder ver weg van het NAW deel van de brief (het venster) gepositioneerd wordt. Bv onderaan de brief of op de achterkant.
De conventie is om al dat soort gegevens in het briefhoofd te zetten, en er is een goede praktische reden voor om daar niet van af te wijken: je loopt een reëel risico dat de nodige mensen niet meer doorhebben waar het staat als het daar niet staat, iedereen
verwacht die conventie.
En voer een steekproef controle uit in elke batch die je per post verstuurd.
Niet zo moeilijk.
Niet moeilijk, en typisch het soort maatregel dat ik vaak genoeg heb zien nemen als er iets fout ging, maar helaas is dit zelf zeer gevoelig voor menselijke fouten. Als het in 99,9% van de gevallen goed gaat dan verslapt de aandacht van de controleurs gegararandeerd na verloop van tijd, en als de aandacht verslapt wordt die heel enkele keer dat het misgaat heel makkelijk gemist. En dat is niet omdat die mensen geen goede medewerkers zijn, dat is omdat mensen zo in elkaar zitten dat ze scherp blijven op dingen die ze vaak genoeg mis zien gaan en niet op wat ze altijd goed zien gaan, dat wordt na verloop van tijd routinematig gedaan en niet meer aandachtig.
En geen onderzoek nodig of het "wettelijk" wel mag.
Het woord
wettelijk hoef je ook al niet tussen aanhalingstekens te plaatsen, wat wettelijk wel of niet mag is niet bij wijze van spreken zo, het is een keiharde realiteit waar ze rekening mee moeten houden.
Ik kan, op conceptueel niveau, ook wel een technische maatregel bedenken die zou kunnen werken. Moderne opslagformaten van tekstverwerkers zijn zipbestanden met xml erin. Het moet in beginsel mogelijk zijn om als eerste stap in een mailmergeproces te controleren of de code die uit een sjabloon is overgenomen is aangepast door de opsteller van de brief. Zonder zo'n aanpassing weet je dat alleen de adresgegevens binnen het adresvenster vallen, met een aanpassing is er risico op ongelukken en weigert het mailmerge-proces de individuele brieven te produceren.
Hopelijk heeft voor professioneel gebruik bedoelde software deze mogelijkheid al kant en klaar aan boord en hoeft men alleen maar op het idee te komen het ook in te zetten. Het lijkt een open deur, want alleen al bij een streng toegepaste huisstijl is dit een nuttige functie voor organisaties, maar het zou niet voor het eerst zijn dat ik zie dat ogenschijnlijk vanzelfsprekende mogelijkheden in zeer uitgebreide corporate pakketten domweg ontbreken.
Als het ontbreekt is het onderzoek naar wat het opslagformaat aan herkenbaars oplevert om die vergelijking mee te doen, en onderzoek naar hoe je dat dan inpast in de technische workflow op een manier die niet te omzeilen is, en het vervolgens zelf implementeren ervan aanzienlijk meer werk dan uitzoeken of het BSN volgens de wet verplicht in de brief moet staan of niet. Ik snap daarom wel dat ze die optie onderzoeken.