De overheid moet bij ict-projecten rekening houden met onderhoud en beheer. Ook moet de businesscase van ict-projecten duidelijker worden geformuleerd en is het essentieel om toekomstige processen goed uit te denken zodat ze aansluiten bij de praktijk. Dat adviseert het Adviescollege ICT-toetsing, de opvolger van het tijdelijke Bureau ICT-toetsing, in het eerste jaarrapport (pdf).

Overheid en ict-projecten zijn niet altijd een geslaagd huwelijk. Het Adviescollege ICT-toetsing bekeek vorig jaar twaalf ict-projecten en twee ict-beheer- en onderhoudstrajecten van de overheid. Aan de hand daarvan zijn vier adviezen voor het beter beheren van ict-projecten opgesteld. Het rapport is aangeboden aan staatssecretaris Van Huffelen van Digitalisering.

Het Adviescollege zag vorig jaar nog steeds projecten die vooraf onvoldoende inzicht geven in de businesscase. "Noch de baten, noch de kosten zijn concreet uitgewerkt; het is daardoor ook niet duidelijk of er misschien betere alternatieve oplossingen zijn", aldus het jaarrapport. Er wordt dan ook aangeraden om eerst een goede probleemanalyse te maken, om daarna doelen en de alternatieve oplossingsscenario’s te definiëren en de kosten en baten goed in kaart te brengen.

Uitdenken

In de praktijk ziet het Adviescollege dat er vaak nog weinig aandacht is voor de organisatieprocessen en dat al snel het technische systeem de volle aandacht krijgt in het project. "Er bestaat dan een groot risico dat een ict-applicatie wordt ontwikkeld die niet goed aansluit bij de praktijk. Dat vergroot de kans op falen van het project en veroorzaakt ten minste een uitloop in tijd en geld." Om dergelijke missers te voorkomen moeten overheidsinstanties processen goed uitdenken en de te realiseren oplossing zo eenvoudig mogelijk houden.

Verder adviseert het Adviescollege om de aandacht voor de relatie tussen opdrachtgever en leverancier te versterken. "Te vaak worden impliciete aannames gedaan over de rol van de opdrachtgevende organisatie of blijken de verwachtingen over de rol van leveranciers niet realistisch. Organisaties lopen hiermee het risico in een situatie te belanden waarin leveranciers, in de ogen van de opdrachtgever, niet leveren wat gevraagd is." De overheid moet zich vooraf dan ook goed laten informeren over de expertise van marktpartijen, de producten die zij leveren en de eisen die gesteld kunnen worden.

Beheer en onderhoud

Als laatste moeten overheidsinstanties bij de keuze voor een oplossing ook rekening houden met beheer en onderhoud. Volgens het Adviescollege houden organisaties die een nieuw ict-systeem invoeren er vaak geen rekening mee dat dit systeem jarenlang onderhouden en doorontwikkeld moet worden. "Eisen en wensen van gebruikers veranderen, wet- en regelgeving is dynamisch en ook de leverancier van het systeem komt regelmatig met nieuwe updates. Als het nieuwe systeem een oud systeem moet vervangen, kan dit veelal niet direct ‘uitgezet’ worden. Vaak is het nodig om het een tijd draaiend te houden en dus te onderhouden."

Overheidsinstanties die hier geen rekening mee houden worden in de beheerfase geconfronteerd met kosten die zij niet hadden voorzien. Er zijn dan onvoldoende middelen om het nieuwe systeem door te ontwikkelen, omdat het budget opgaat aan het in de lucht houden van beide systemen. Er wordt daarom aangeraden bij de keuze voor een oplossing voldoende aandacht te hebben voor beheer en onderhoud en inzicht in het "gehele kostenplaatje" te krijgen.

Digitaal leiderschap

Staatssecretaris Van Huffelen laat in een reactie op het jaarrapport weten dat ze eerder al heeft aangegeven stappen te zullen nemen om het digitaal leiderschap bij ict-projecten te versterken. Daarmee valt volgens de bewindsvrouw veel te winnen binnen de rijksdienst. Ze wil dan ook de komende tijd kijken hoe de verbinding tussen beleid en ict het beste is te versterken. Vanwege de verschillen tussen rijksorganisaties verwacht Van Huffelen niet dat er één oplossing voor de gehele rijksdienst zal gaan werken.