Door Anoniem: Welk administratieve proces ???

Klik hier [Akkoord] om 236.000 euro over te maken.
(Let op : deze link is maar 24 uur geldig en bij niet tijdig betalen worden er 5% kosten in rekening gebracht)

Door Anoniem: In de oude boekhoudwereld werd altijd een blokstempel gebruikt. Daarin moest altijd een paraaf staan van elke afdeling. Voordat een factuur betaald kon worden. De accountants noemden dat functiescheiding. Dat werkte uitstekend, zowel tegen interne als externe fraude. Degene die de betalingen moest doen moest dan enkel maar controleren of alle paraafjes in de vakjes stonden. Of anders niet betalen.

Dat was een prima systeem. Moet ook prima digitaal uitvoerbaar zijn met een interne digitale paraaf. Als het dan echt zo dringend is als opgediend, dan kun je altijd nog een gemeente secretaris het laatste woord laten hebben. Heel dringend kan het nooit zijn want een gemeente kan niet failliet gaan.

Bij twijfel, altijd escaleren naar boven.

Door Anoniem: Bij grote bedragen mag je verwachten dat de administratie afdeling telefonisch contact opneemt met de indiener van dit verzoek.

Een goede spamfilter voorkomt bovenstaande geval.

Door Anoniem: Als je weet dat gemeenten soms jarenlang traineren als een buurt of school om een klimrek vragen dan is dit wel heel bijzonder. Je zou toch denken dat boven een zeker bedrag twee mensen los van elkaar toestemming zouden moeten geven voor een betaling van dergelijke omvang.

"Uitkomst van het onderzoek was dat er geen sporen zijn van interne fraude. Wel dat er in het administratieve proces onvoldoende opvolging is gegeven aan detecteren van fraude en dat door druk (inherent aan dit type fraude) versneld tot betalen is overgegaan"

Door Anoniem: Waarom heeft de (financiele administratie?) medewerker niet doorverwezen naar de manager of gemeentesecretaris. Zonder fiat op papier, geen spoedbetaling.

Ik heb ze ook wel eens maan mijn bureau gehad. Spoed. Snel coderen. Haast maken zodat er betaald kan worden.
Die heb ik altijd eerst een rondje laten maken bij de budgethouder en de manager, en zo nodig de directeur om daar uit te leggen waarom het een spoedje is, en om een handtekening te scoren.
Dat vervolgens bij de factuur vastleggen, en dan pas alles incl. de codering aan de financiele administratie doorgeven, voor een spoedbetaling. (Deed je dat niet, dan kreeg je de opdracht linea-recta terug)

Het proces hoeft niet moeilijk te zijn.

Geen idee hoe goed/slecht dat allemaal geregeld is bij de gemeente Alkmaar.

Door Anoniem:
De uitleg over de oude boekhoud methode laat maar weer eens zien dat men tegenwoordig veel te naief is, en IT systemen gewoon gebruiken zonder de achterliggende processen te begrijpen.

Door Anoniem: Bij grote bedragen mag je verwachten dat de administratie afdeling telefonisch contact opneemt met de indiener van dit verzoek.

Een goede spamfilter voorkomt bovenstaande geval.

Door Anoniem: Bij grote bedragen mag je verwachten dat de administratie afdeling telefonisch contact opneemt met de indiener van dit verzoek.

Een goede spamfilter voorkomt bovenstaande geval.

Door Anoniem:
Digitaal horen dat soort processen langs meerdere personen te gaan.

Minimaal altijd langs 4 ogen: De budget-beheerder, die de ontvangen factuur controleert en codeert (uit welk budget (grootboek) er betaald wordt) en de budget-eigenaar die akkoord geeft.
De budget-eigenaar zou maar tot een bepaald bedrag (bv 25.0000 euro) mogen goedkeuren. Bij hogere bedragen tot bv 100.000 euro komt dan extra het fiat van de manager, en daarboven ook nog eens extra het fiat van de gemeentesecretaris aan bod. Allemaal horen ze de betreffende factuur visueel te controleren.

Als medewerker zou je dat ook moeten willen.
Dan zijn er altijd mensen boven (die ook een hoger salaris vangen) je die eindverantwoordelijk zijn voor het uitbetalen van zoveel geld.


Wat meteen een vraag bij mij oproept:

"Een medewerker van de gemeente ontving een valse factuur. Daarbij is de medewerker door de indiener van de valse factuur onder druk gezet om het geld snel te betalen"

Waarom heeft de (financiele administratie?) medewerker niet doorverwezen naar de manager of gemeentesecretaris. Zonder fiat op papier, geen spoedbetaling.


Ik heb ze ook wel eens maan mijn bureau gehad. Spoed. Snel coderen. Haast maken zodat er betaald kan worden.
Die heb ik altijd eerst een rondje laten maken bij de budgethouder en de manager, en zo nodig de directeur om daar uit te leggen waarom het een spoedje is, en om een handtekening te scoren.
Dat vervolgens bij de factuur vastleggen, en dan pas alles incl. de codering aan de financiele administratie doorgeven, voor een spoedbetaling. (Deed je dat niet, dan kreeg je de opdracht linea-recta terug)

Het proces hoeft niet moeilijk te zijn.
De personen die je er verantwoordelijk voor maakt binnen je organisatie, dat is een ander verhaal.
Ik zie vaak dat het uitvoerende en inhoudelijke controle- en codeerwerk er maar bij gedaan door medewerkers van de verschllende vakafdelingen. Geen financiele experts, maar bv ICTers, beleidsmedewerkers, etc.
De financiele administratie is vooral bezig met het routeren van facturen, het uiteindelijk betalen daarvan en toezicht houden op het hele proces.

Geen idee hoe goed/slecht dat allemaal geregeld is bij de gemeente Alkmaar.

Door Anoniem: Als je weet dat gemeenten soms jarenlang traineren als een buurt of school om een klimrek vragen dan is dit wel heel bijzonder. Je zou toch denken dat boven een zeker bedrag twee mensen los van elkaar toestemming zouden moeten geven voor een betaling van dergelijke omvang.

Door Anoniem:
Nee zo werkt dat niet bij grote organisaties. Hoe groter het bedrag, hoe makkelijker je toestemming krijgt. Zo vroeger bij een grote gloeilampenfabriek ihzdl, order van 50 Euro kostte veel gezeur, even voor een ton bestellen geen probleem ("Als het zo duur is zal het wel belangrijk zijn"). Laptop kopen a 1000 Euro kostte maaaaaaaaaaaaaaaaaanden.

Door Anoniem: Bij grote bedragen mag je verwachten dat de administratie afdeling telefonisch contact opneemt met de indiener van dit verzoek.

Een goede spamfilter voorkomt bovenstaande geval.

Door Anoniem: Bij grote bedragen mag je verwachten dat de administratie afdeling telefonisch contact opneemt met de indiener van dit verzoek.

Een goede spamfilter voorkomt bovenstaande geval.

“Gemeente Alkmaar maakt ….”
Niks gemeente Alkmaar. Een medewerker van gemeente Alkmaar heeft … niet goed opgelet en daardoor is de gemeente Alkmaar veel geld kwijtgeraakt. Ik zou dit zaakje nog maar eens goed uitpluizen.