@Arnoud, moet iedere werknemer persoonlijk toestemming geven, of volstaat toestemming door de OR?

Persoonlijk vind ik het best als een werkgever dat wil aanbieden... mits ze óók degenen die niet mee willen gewoon de aloude papieren strook meegeven, en dat ook nog eens zonder morren. Verder zou ik zulke stroken gpg-versleuteld op een door mij te specificeren emailadres willen ontvangen, en niet zelf uit een "webportaal" moeten plukken, ook niet als pdf. Dat is namelijk geen geven, maar vage beloftes dat je ze zelf op mag halen -- en dus niet conform de wet. Als je zoiets erbij geeft zodat je alle oude stroken nog terug kan vinden, leuke dienst, maar zonder versleutelde emailoptie heb je je werk maar half gedaan.

Valt op dat de meeste pogingen dit soort dingen te verelectroniseren gedaan wordt door mensen die de materie evident maar matig begrijpen en dan dus inderdaad met gare html in "een portal" aan komen zetten -- en dat dan ook nog eens verplichtend exclusief wensen te maken. Je oude schepen verbranden als de nieuwe met de laatste hypesnufjes nog niet eens behoorlijke te water gelaten zijn. Ook daar gaan vele verherdigitaliseringsprojectjes grondig de mist in.

In dit geval zou ik zeggen dat je baas doordrukt je in arren moede kan terugvallen op het op je werk ophalen en uitprinten van zulke stroken, zodat je ze zelf kan meenenem. Doet de baas moeilijk kan je altijd nog fijntjes vertellen dat je hem een dienst bewijst want hij verzaakt zijn taak de stroken te geven, en is daarmee laakbaar.

Vaak is het niet de werkgever die mort, maar een willekeurige HR medewerker omdat hij nu juist van die papercuts af is.


Het ligt er aan wat je verstaat onder geven of ophalen. Als ik naar het kantoor van HR moet lopen om hem overhandigd te krijgen, kan ik ook beweren dat ik de strook zelf op moet halen. Dat ze de strook dan, als ik hem kom halen, geven is in dit digitale tijdperk hetzelfde als dat je naar een website gaat en dat die website hem jou geeft.


Ik ben alleen bang dat er een probleem ontstaat als je uit dienst bent en de login credentials voor die site niet meer gelden.


Bij ons kun je netjes de loonstrook en de jaaropgave downloaden. Ondanks dat op de jaaropgave staat dat die maar eenmalig wordt verstrekt, kun je die toch vaker downloaden. Alles heb z'n voordelen.


Ik zet het loonstrookje en de jaaropgave en alle opgaves van banken, hypotheekverstrekkers e.d. op mijn NAS. Daar staat ook de belastingaangifte. Alles lekker bij elkaar i.p.v. dat er tijdens de eerste maanden van het jaar allerlei papieren door het halve huis zwerven.

Peter

De ondernemingsraad heeft formeel geen advies of instemmingsrecht in de keuze van de werkgever voor het al dan niet digitaal versturen van de loonstroken. Elke individuele medewerker moet akkoord gaan met digitale toezending. De ondernemingsraad moet wel op de hoogte worden gesteld wanneer de bestaande regeling over registratie, omgang en bescherming van persoonsgegevens van werknemers, door de elektronische verzending moet worden aangepast.

Van hrpraktijk.nl

Wij hebben bij ons ook digitale loonstroken, maar elke werknemer kreeg de keuze voor digitaal of analoog.
Mooie oplossing lijkt mij zo.

Is hier niet in juni al een hele discussie over geweest:

https://www.security.nl/posting/391526/Werkgever+stapt+over+op+digitale+loonstroken

Dan is het aan de werkgever om die medewerker terecht te wijzen. Punt is dat werkgever en HR-gedelegeerde moeten snappen waar het om gaat en wat je wel en niet kan eisen, anders wordt er maar makkelijk over gedaan en blijf je als werknemer met de gebakken peren zitten.

Het probleem is in beide gevallen hetzelfde, en (beargumenteerbaar) een overtreding van de wet: Jij moet geen actie hoeven ondernemen. Ze tillen zich maar uit hun luie stoel en brengen de strook naar je toe. Of ze doen 'm op de post. Of de versleutelde electronische post. Je moet er geen actie voor hoeven ondernemen, anders dan een keertje je emailadres en publieke sleutel, danwel je gewenste postadres, op te geven.

Nog een reden dat "een webportaal" niet geschikt is als primair aflevermechanisme. Daarom is het ook slechts leuk als bijzaak, als extra dienst. Maar dus niet als de kern van de zaak. Dat staat er ook vrij duidelijk.

Maar wat zijn de consequenties van bezwaar maken voor de rest van je carriere? Als je als 1 van de weinige bezwaar maakt wordt je een lastige uitzondering. En dus te duur.

Ik ben één van de mensen achter het idee en de implementatie van dit idee bij één van de grote werkgevers in Nederland.
We hebben hierin de pilot gehad en motor erachter was bezuinigen waar we het maar kunnen.
Het heeft namelijk nogal wat voordelen. Één, je kan je salarisadministratie centraal van uit één punt regelen. Je loopt geen risico dat de salarisstrook bij een ander in de bus valt. Hij wordt altijd bezorgd, bij iedereen op de zelfde dag. Je heb, als werknemer, een deugdelijke mogelijkheid om een eigen administratie aan te leggen en voor een back-up te zorgen. Je bespaart als werkgever een vermogen aan portokosten en aan papier en enveloppen.
Kortom in die hoek is nogal wat te verdienen. Het heeft voor industrie die daar afhankelijk van is ook de nadelen. Maar dat heeft alle vernieuwing tegenwoordig. Dus als bedrijf nooit op één paard wedden en zorgen dat je op dat soort zaken niet klem loopt.
Maar goed. Dat is een ander verhaal.
Wanneer de werkgever de werknemer de gelegenheid geeft om zijn salarisstrook zo nodig ook op het werk uit te kunnen printen is de noodzaak om de papieren versie toe te zenden ook onderuit gehaald. Dan wordt hij namelijk als zodanig ook aangeboden. En niet onbelangrijk! Je kunt iemand niet verplichten er een computer op na te houden. Er moet dus altijd een keuze zijn om de strook toch toegezonden te krijgen. Maar die mensen zullen ver in de minderheid zijn.

Als iemand die van zulks gebruik heeft moeten maken, dat was wel duidelijk ja. Pijnlijk duidelijk.

Als je denkt dat "ergens op een brakke website neerzetten zodat'ie opgehaald kan worden" hetzelfde is als "bezorgen". Iets wat maar zeer de vraag is. En mits je aanneemt dat er geen inloggegevens verwisseld zijn, of akkefietjes zoals TLS laatst had met hun website. En het werkt alleen zolang je serverts het doen (hallo lastpass). En de back-ends tijdig aangeslingerd worden. Zo is het mij meermaals overkomen dat de stroken er "zouden moeten zijn" maar dat pas ook echt waren waren na een heen-en-weer met het verwerkingsbedrijf. Ze waren (weer eens) ergens vergeten een knop in te duwen. En dat voor de verwerking van de enorme berg aan papierwerk voor... twee hele werknemers met alleen vaste (reiskosten) onkostendeclaraties. Dus zo robuust is dat geheel niet.

Die heb ik in papier ook, dat werkt prima. Het werkt een stuk minder met loonstroken in HTML, en ook PDFjes ophalen via brakke HTML is onnodig lastig te automatiseren (REST? API? wasda?).

En nee, natuurlijk wil mischien maar een heel klein percentage dat, maar, ja, het moet wel kunnen.

Weet je dat me dat als werknemer aan m'n aars zal oxideren? Zeker zolang het mij extra moeite kost om het op te halen. Het hele voordeel van "stuur maar op" (of, kom langs en geef me dat papiertje, ook goed) is dat ik niet (herhaaldelijk) na moet vragen of het nu al geregeld is. Het mag mij die extra moeite niet kosten.

Vandaar dat ik zeg: Als het dan electronisch moet, stuur maar per versleutelde email op. Dus aan jou nu de vraag: Ondersteunt jullie software dat? Kan het PDFjes versleutelen en in de email gooien?

Ik stel wel een keertje een emailadres in en geef de gewenste publieke sleutel er bij. Geen probleem. Zorg maar dat de mail netjes versleuteld wordt en naar het juiste adres gestuurd wordt.

Dat is meer een artefact van onzorgvuldig verherdigitaliseren. Het is nergens voor nodig. Het is dan ook een teken dat het beter kan en moet, om niet te zeggen van beunhazerij. Het is geen automatiseren, het is digitale saus op een halfbakken idee uitgieten en luid roepen dat alles nu beter wordt, de nadelen maar simpelweg wegwimpelend want oplossen kunnen we het niet. Zie ook schoolvoorbeeld TLS.

"Oh ja we hebben wat nieuws bedacht dus al het oude is nu kapot" is helaas nog veel te veel schering en inslag, en daarom is het mischien niet heel erg opvallend en duidelijk voor wie er in dat wereldje zit, maar het is een teken van falen, niet van succes. Andersgezegd, als de software omslagen eist van de ongewilde gebruiker doordat het schepen verbrandt, dan is het eigenlijk gewoon niet voldoende doordacht en ook niet af. Ga maar aanpassen.

Dat gebeurt dus niet. Het is alles of niets. Ze gaan geen twee "oplossingen" tegelijk aanhouden. Dus moet die ene oplossing alle toegangsmiddelen bieden. Die software moet dus zowel een "webportaal" (als extra) als versleutelde email als door HR uitprinten en uitdelen als automatisch op de post doen ondersteunen. Alweer, doet jullie software dat?

Dat is niet waar. Al was het maar omdat je nog steeds moeite moet doen voor iets wat je automatisch in de hand gedrukt moet krijgen. Zeker als dat per "publieke terminal" (de web-pc in de kantine) gaat of de printer vergelijkbaar publiek is.

In hoeverre geeft jullie software die ook?

Dat zal best, maar je moet het nog steeds ten volle ondersteunen. Jij maakt de software en moet dus de lastige problemen oplossen, en er niet een beetje met de pet naar gooien want het betreft toch maar weinig gebruikers.

Nou, niet bij de gemeente Amsterdam, die hebben het door onze strot gedrukt. Je kreeg een brief met daarin je gebruikersnaam en de url (van een extern bedrijf) en succes ermee. Het is digitaal of helemaal niets. Alleen de jaaropgaaf komt nog op papier, maar dat is wettelijk verplicht.

Als dat klopt, dan is de gemeente fout bezig. Zoals Arnoud al schreef moet de werkgever een optie bieden van een schriftelijke versie. Zie ook het officiële handboek loonheffingen, waar precies de wettelijke regels in staan:

http://download.belastingdienst.nl/belastingdienst/docs/handboek_loonheffingen_juli_2014_lh0221t43fd.pdf

Lees met name pagina 117. (Stap 10).

Bovendien staat er nergens dat de jaaropgave wel op papier moet. Sterker, als je de loonstroken zo uitgebreid maakt dat alle informatie er in staat, dan mag de laatste loonstrook in plaats van een jaaropgaaf gestuurd worden. Dus ook digitaal.


Een webportaal lijkt me ook niet geschikt. Er staat letterlijk in de handleiding "U moet een loonstrook geven, ook als de werknemer er zelf niet om vraagt.". Elders staat dat het niet voldoende is dat de werknemers hem vrijblijvend bij de P&O kunnen inzien i.p.v. het opsturen.

Bij een webportaal heb je als werkgever ook geen garantie dat elke werknemer inlogt om het strookje op te halen tenzij je er een controle mechanism inbouwt en de strookjes alsnog op papier stuurt als er b.v. niet binnen 1 a 2 maand ingelogd is en het strookje gedownload is.