Ik ben geen jurist, maar voor zover ik weet mag dat inderdaad zomaar. Die emailbox is feitelijk een stuk gereedschap dat je moet gebruiken om je werk mee uit te voeren, en er is een duidelijk beleid over hoe dat gereedschap is ingericht. De werkgever heeft behoorlijk veel mogelijkheden om voor te schrijven met welk gereedschap het werk uitgevoerd dient te worden. Zo kunnen ze bijvoorbeeld jou een zwarte laptop verstrekken, ook al wil je graag een zilverkleurige. Of een witte bedrijfsauto, ook al heb je liever een blauwe.

Ik begrijp dat jij het ziet als iets dat direct gekoppeld is aan jouw naam, maar dat is niet helemaal zo. Neem bijvoorbeeld mensen die, ten gevolge van hun functie, moeten mailen als "sales", of "info", of "fg". Wat jouw privacy er precies mee te maken heeft weet ik niet.

Ik vrees dus dat je hier vrij weinig aan kan doen, zeker aangezien als ik je goed begrijp je werkgever al binnen redelijke grenzen jou tegemoet gekomen is door het maken van dat alias.
Als je het zeker wil weten moet je contact opnemen met een jurist, want zoals ik zei IANAL.

Ehh, wat als de policy van een bedrijf is om je BSN in je email te gebruiken? Zou dat dan volgens jou ook mogen? Iets als: BSN1234@bedrijf.nl als email adres?
De vragenstelster (denk ik) gebruikt de achternaam van haar partner, en om haar moverende redenen niet haar eigen achternaam. Waarom moet een bedrijf dan afdwingen dat je die naam WEL moet gebruiken?
- Wat is het belang van het bedrijf: "Ehh, vrouwen scheiden soms en dan moeten we het systeem aanpassen"... Poeh, wat een moeite)
- Wat is het belang van de vragenstelster: weten we niet dus moeten gokken. Wat als ze bv. een zeldzame achternaam heeft en werkt in een penetentiaire inrichting, waar de "bewoners" met drie google klikken je kunnen vinden en er achter komen waar je woont... Lijkt me dat je recht op privacy buiten werktijd opweegt tegen potentieel een beetje ongemak van de werkgever... En als ik de vragensteller een beetje inschat op basis van de vraag zal ze waarschijnlijk zelfs bij een scheiding de naam van haar partner blijven houden.

Ik denk niet dat je juridisch recht hebt om een ander mailadres af te dwingen .

Het lijkt erop dat je werkgever feitelijk een verkeerd veld als "eeuwig uniek voor een account" gekozen heeft .
Het _is_ inderdaad erg wenselijk om bij naamswijzigingen (idd, scheiden, soms juist trouwen) het account hetzelfde te houden .
Als je een klein beetje groter wordt als bedrijf moet je ook een policy hebben om de zichtbare namen uniek te houden .
Er zijn meer Kees Janssens in de wereld, en soms werkt er meer dan één bij hetzelfde bedrijf.

Alleen het primaire mailadres kan technisch prima losstaan van het account .
Je zou een account GEB<personeelsnummer> kunnen hebben, met mail adres "Marie Jansen-van Oranje" .

Dat is alleen wel werk om (om) te bouwen, als er eenmaal een heel automatische koppeling is tussen HR-systeem en de IT accounts.
Dat is ook erg nodig om te hebben - zorgen dat accounts automatisch gesloten worden als iemand weggaat , en (liefst ook) automatisch aangemaakt met juiste rechten op basis van HR systeem en afdeling enzo.
Wellicht kunnen ze gewoon je (andere) wettelijke naam in het HR systeem zetten, in het veld dat als bron voor het mailadres gebruikt wordt.

Het lijkt erop, gezien je bericht dat je mail ook "naar buiten" gaat , en je buiten je werk dus ook een "netwerk" hebt. (sales ? account management ? )
In plaats van juridisch kun je - zeker als je inderdaad mede aangenomen bent voor je netwerk - het hard door je manager laten spelen naar de IT afdeling . Regel dat mailadres, of ik ben (weer) weg .
Als inderdaad je netwerk dat onder je voorkeursnaam kent een reden is, is het ook een zakelijk argument .


Je manager is degene met een probleem als jij weg gaat (neem ik aan) . In de huidige krapte kun je , als je een enigszins gezochte functie hebt makkelijk wat anders vinden . Dan is je manager degene die de IT afdeling onder druk kan/moet zetten. Beter dan jijzelf .

Dat kan behoorlijk wat moeite zijn ja als je processen automatiseerd.En hier hebben we dezelfde policy.
Stel je voor dat je 5000 medewerkers in dienst hebt, dan heb je dus al mutaties bij indienst / uitdienst.
Laat staan als (we gaan er even vanuit dat een huwelijk gemiddeld 10 jaar duurt) dat je dus ieder jaar daar alle mutaties bij krijgt van mensen die scheiden en weer trouwen.

Los van dat het totaal niet gek is wat het bedrijf doet, stellen wij er wel bij dat de getrouwdenaam als alias op een mailbox toegevoegd kan worden. En die maken we dan primair. En we veranderen een weer te geven naam.
Maar het licht totaal aan het applicatielandschap van een bedrijf en de wil om dit te veranderen. Maar als je sterk afhankelijk bent van automatisering is het niet zo vreemd.

Daarnaast is je stelling wat als een bedrijf je BSN gaat gebruiken als email echt totale kolder. En niet relevant aan de vraag.

Voor OP, ik had het wel netjes gevonden als ze het even gemeld hadden. Het is blijkbaar iets wat het bedrijf standaart doet en had je daarover wel even kunnen inlichten. Als je er echt een punt van maakt kan je dit natuurlijk aangeven bij HR,
Andere vraag, heb je deze vraag direct bij ICT neergelegd? of bij HR? Ben wel benieuwd hoe HR dit namelijk bij jullie bedrijf ziet. Het is namelijk meer een HR kwestie dan een ICT kwestie. Als iets technisch te moeilijk is om aan te passen moet je in mijn ogen eens kritisch kijken naar het process wat dat technisch lastig maakt. We leven in 2022.

BSN is wettelijk gezien een speciaal geval, een geboortenaam niet.

Over dit soort zaken problemen maken is overigens een goede manier om niet door je proeftijd te komen.

Nou het zal je verbazen hoeveel moeite dat nog is! Je zou denken in Active Directory staat ergens het unieke usernummer en daar hangt een usernaam aan, en er staat ergens geconfigureerd dat dit niet alleen de loginnaam is maar ook de mailboxnaam. Dus aanpassen is 1 handeling.
Echter helaas, zo werkt het niet, zelfs niet binnen de Microsoft omgeving! Op allerlei plekken wordt de usernaam gebruikt voor allerlei dingen en wordt de unieke ID omzeild, bijvoorbeeld in namen van directories in je profiel, homedirectory, etc.
En daarnaast is er VRIJWEL GEEN ENKELE applicatie die Active Directory gebruikt voor de user database. Allemaal hebben ze hun eigen tabelletje voor gebruikers, overal kun je het gaan aanpassen.
Dit is een enorme hoeveelheid werk en grote kans op fouten/vergeten. Ik snap wel dat men daar niet aan wil.

Eigenlijk zou het beter zijn om een intern medewerkernummer (niet BSN) als gebruiker ID te nemen, zoals volgens mij ook wel gedaan wordt op scholen. Dan log je dus in met iets van 12345@bedrijf en dat zou dan ook je default mailadres kunnen zijn. Daarmee verbeter je zelfs de privacy want een mailbericht geeft niet meteen aan hoe je heet en kan niet meer als anker gebruikt worden voor zoektochten op Facebook/LinkedIn/etc.
En ook worden de ongemakkelijke situaties vermeden als er twee mensen zijn die (na toepassing van de standaard policy) dezelfde usernaam blijken te hebben.

Ook ik ben geen jurist, maar een geboortedatum opnemen in een e-mailadres is nergens voor nodig, vooral niet omdat dit ongebruikelijk is (als we allemaal elkaars geboortedatum zouden weten en onthouden, zou dat een argument kunnen zijn om vergissingen bij dezelfde achternaam te voorkomen - maar die vlieger gaat dus niet op).

Als je e-mailadressen uniek wilt houden (vanwege potentieel collega's met dezelfde achternaam en wellicht dezelfde voorletter(s)), kan dat met cijfers, maar dat hoeft geen geboortedatum te zijn. Sterker, twee- of meerlingen hou je zo niet eens uit elkaar.

Omdat een geboortedatum, in combinatie met een achternaam, een privacygevoelig identificerend gegeven is, waarvan bovendien veel mensen vinden dat het alleen familie en vrienden wat aangaat, vind ik het opnemen daarvan in een e-mailadres veel te ver gaan.

De vraag ging alleen om de meisjesnaam. Niet om een geboortedatum.

GeboorteNAAM staat er, Erik. Niet GeboorteDATUM.
Ook wel meisjesnaam genoemd. Alleen dat is niet meer correct want het kan tegenwoordig ook andersom gaan (de man neemt de naam van de vrouw aan bij huwelijk) en ik heb nooit gezien dat er dan "jongensnaam" gebruikt werd.

Verkeerd en half gelezen - zo ken ik je niet .

Werkgever van TS wil geboorteNAAM in de mail . Typisch bekend als de "meisjesnaam" bij vrouwen .

Ze heet dus (bv) Marie Jansen-de Vries . (geboren Marie de Vries, getrouwd met meneer Jansen) .

Ze gebruikt in correspondentie al twintig jaar Marie Jansen (of misschien Marie Jansen-de Vries) .
Werkgever kent haar "Marie.de.Vries@bedrijf" toe .

Werkgever wil dat omdat de geboortenaam (bijna) constant is, en de "getrouwde" naam nog al eens - met een hoop stampij - gewijzigd moet worden . Want een scheidende mevrouw wil geen SECONDE langer herinnerd worden aan die klootzak.

Dat werkgever een _account_ constant wil houden (met alle rechten, als creator van documenten etc ) is heel erg logisch .
Alleen bij die werkgever is blijkbaar het zichtbare mailadres (ook) sterk gekoppeld met het account . Dat hoeft technisch niet , maar dat zal het geval zijn bij hun implementatie , of hun de gemaakte koppeling aan HR systemen .

Marie wil nu eenmaal de naam die zij en iedereen die haar kent gebruikt, als mail adres - en dat is niet de meisjesnaam.


Natuurlijk, alleen dat is het probleem niet . Het woord "geboorte" heeft meer samenstellingen dan alleen die met "-datum" .

Wat is het voor veel mensen toch moeilijk! HR is personeelszaken. Het gaat dus over _mensen_. En een naam van een mens is in taal een van de meest persoonlijke dingen. Er wordt van gezegd: "wie zijn naam verandert, veranderd zijn lot".

En hier wordt 'het systeem' belangrijker gevonden dan mensen. Het systeem bepaalt de naam van een mens. Je e-mailadres voor communicatie, iedereen spreekt je aan met je eigennaam, terwijl je je niet zo voelt. En elke keer word je mentaal geconfronteerd met deze mismatch met wie je bent. Dat betekent dus ook dat als je bijvoorbeeld trouwt, en jij wettelijk een andere naam mag en wilt uitdragen, daarvoor geen kans krijgt. Vanwege .. ICT ?!

En dan beweert er ook iemand dat hierover 'zeuren' reden is om een mens niet door zijn of haar proefperiode heen te laten. Waar zijn we in vredesnaam mee bezig? ICT als middel voor onderdrukking, bij gebrek aan competente mensen en geld ?
Als je 5000 mensen in dienst hebt mag je daar wel een beetje moeite voor doen? Of neem gewoon een paar competente mensen aan en schaf ICT af, je kunt doorgaans in plaats van dure licenties voor domme systemen behoorlijk wat FTE voor HR aannemen die wel snappen hoe het hoort te werken.

Grappig. Iedereen gaat in op de technische (on)mogelijkheden van implementaties, bv. van Microsoft.
De vraag is: ik wil niet dan men mijn geboortenaam bekend worden.

Dus van mij de vraag: mag een redelijke vraag van een werknemer overruled worden vanwege technische beperkingen? Is dat niet eigenlijk een bewijs van prut implementatie van de techniek?

Q

Oh en hier boven Jan.Jansen2 of Jan.Jansen-hendriksen@ is vaak geen probleem als alternatief mail adres. Mocht het dubbel zijn het gaat om de vorm. Die 2 3 4 in hun mail adres zal ze vaak een zorg in als de naam maar klopt.

Mijn excuses, ik heb het helemaal verkeerd gelezen, geboortedatum "gezien" waar geboortenaam staat. Ik heb een nieuwe bril nodig denk ik...

Dank aan de oplettende lezers voor de terechtwijzing (na mijn post van zondagmiddag bekroop mij de gedachte dat niemand ze meer las).

"I am not a numbver, I am a free man"
-- The Prisoner.

Los daarvan: een getal als emailadres.
Kijk eens in je mailbox hoeveel mailtjes je hebt, en vervang al die namen eens door personeelsnummers.
Succes om dan nog snel een mailtje van een specifiek persoon te vinden.


Getrouwde naam, meisjesnaam.
Het blijkt maar weer dan de ontwerpers (ICT-nerds) geen rekening hielden met getrouwde mensen toen de bulk van die systemen ontworpen werd. Dat kwam in hun wereldbeeld waarschijnlijk niet vaak voor.
Of kennen Amerikanen dit problemen niet? Is het iets specifiek Nederlands?

Aan de ene kant... waar maak je je druk over?
Aan de andere kant: als het je niet bevalt, dan vertrek je toch weer?

Mailen vanaf je telefoon? Eh... met een telefoon bel je. Dus dat probleem is ook maar zo groot als je het zelf maakt.

Crtl++

Waar men zich al niet druk om maakt!
Het is een tool voor je werk. Gebruik voor vrienden en kennissen jouw eigen emailadres, probleem opgelost.

Het meest gebruikte zakelijke mailpakket laat het mailadres helemaal niet zien! Alleen de fullname.


Oh de Amerikanen maken zich niet druk om de rest van de wereld! Active Directory heeft standaard ook geen veld
voor voorvoegsels. Kennen ze daar niet. Dus als je "van den Berg" heet dan is er nergens een plek om "van den"
neer te zetten. Omdat het gewoon LDAP is kun je wel velden gebruiken die in de LDAP wereld gebruikelijk zijn, maar
op allerlei plekken vallen ze dan toch weer weg. Bijv je AD Fullname is "Piet van den Berg" maar Outlook maakt er
dan ineens "Piet Berg" van. Zet je "van den Berg" in het lastname veld dan sorteert het bij de v ipv bij de b.
Dit is al meer dan 25 jaar een probleem in Active Directory maar men doet er niets aan.

Echter de problemen hebben ook te maken met onwil/onkunde van programmeurs van systemen. Het is kennelijk
wel ERG verleidelijk om weer je eigen database te beginnen ipv alles aan AD te koppelen, zelfs binnen Microsoft.

Bij de meeste mensen is het mailprogramma aan een adresboek gekoppeld. Als er een overeenstemming is met een mailadres in het adresboek, dan laat hij niet de full name uit het mailtje zien, maar gebruikt de naam zoals jij die in het adresboek opgegeven hebt.

Maar terug naar de meisjesnaam. Ik snap het beleid van dit bedrijf niet. Als je zelf je meisjesnaam niet meer gebruikt maar de achternaam van je echtgenoot, dan kent iedereen in het bedrijf je ook bij die naam. Een meisjesnaam in de mail, maakt communicatie alleen verwarrender.

Het is al een paar gezegd waarom ze dat beleid hebben : om het account constant te houden , ook als de naam wijzigt bij scheiden (of trouwen) .
Dat is een heel valide wens, een stabiel _account_ voor zolang iemand in dienst is.

Wat ze verkeerd doen is dat de mail-naam daar strak gekoppeld zit aan het account , want dat hoeft niet .

Stuur je bericht eens naar Dhr Engelfriet. Deze post regelmatig op deze site en is de specialist op het gebied IT en recht in Nederland.

Succes

Het probleem is dat tegenwoordig meestal ingelogd wordt met accountnaam@domeinnaam. Dat lijkt zo op een mailadres dat de mensen (in ieder geval waar ik werk) altijd zeggen "daar moet je je mailadres invullen".
(dit komt ook omdat ons AD domein hetzelfde is als ons internet domein)

Ik denk dat je heel veel verwarring gaat zaaien als je mensen een mailadres geeft wat anders is dan accountnaam@domeinnaam. Bepaalde pakketten gebruiken ook je mailadres expliciet als accountnaam.

Persoonlijk vind ik, als voormalig automatiseerder van wat nu wel de oude stempel zal zijn, dat dat kul-argumenten zijn. Als iemand door een huwelijk of een scheiding van naam verandert dan is het technisch prima te doen om accountnamen aan te passen en een voorziening te treffen waardoor voor bijvoorbeeld e-mail de oude naam een poosje als alias actief blijft of foutmeldingen teruggestuurd worden die aangeven wat het nieuwe e-mailadres van de persoon is — als de systemen daarop ingericht zijn.

Alleen zijn de systemen hier kennelijk niet op ingericht. Wat men hier lastig vindt is om van gemaakte keuzes af te wijken. Als jij iets vraagt waar die systemen niet in voorzien is dat ook werkelijk lastig. Wijzigingen kosten tijd en geld en het is helemaal niet gezegd dat men dat een-twee-drie voor elkaar kan krijgen.

Maar wat jij vraagt is wel volkomen legitiem in mijn ogen. Als men dure wijzigingen moet doorvoeren om jou je zin te geven is dat niet omdat jij een zeikerd bent maar omdat men achteraf gezien slechte keuzes heeft gemaakt bij het inrichten van het betrokken systeem. Dan ben jij niet de oorzaak van de kosten maar niet meer dan de trigger die ze aan het licht brengt.

Maar ja, dat is mijn kijk erop, en kennelijk niet die van je werkgever. Ik heb geen idee hoe dit juridisch zit. Deze website heeft een rubriek waarin een jurist (Arnoud Engelfriet) wekelijks interessante vragen "op het snijvlak van privacy, cybersecurity en recht" beantwoordt. Klik op "achtergrond" en je kan hem niet missen. Bij elk artikel in die rubriek staat het e-mailadres waar je deze vragen naar kan sturen. Ik vermoed dat de jouwe interessant genoeg is om op in te gaan. Stel je vraag dus daar, zou ik zeggen.

Voor mensen die zich niet realiseren waar allemaal fouten mee gemaakt kunnen worden als je het binnen IT over naamgebruik hebt:

https://www.kalzumeus.com/2010/06/17/falsehoods-programmers-believe-about-names/

En er zullen nog wel een aantal Nederlandse variaties bij bedacht kunnen worden.

Een proeftijd is juist bedoeld om dit soort zaken aan het licht te brengen. Dan kun je als werknemer gaan bedenken of je het belangrijk genoeg vindt om dan toch maar niet voor die organisatie te gaan werken.

Of ik het belangrijk genoeg zou vinden, weet ik niet. Maar wel bijzonder dat 'het systeem' hier kennelijk bepalend is. Zou dit het enige issue op dat vlak zijn?

Hm, interessant punt.
Maar ik dacht dat de accountnaam een stuk meer beperkingen (in letters/tekens) dan de mail naam.
Of is in jullie geval de mailnaam dan net zo beperkt ?

Nu is mijn ervaring gevormd in sommige omgevingen waar dus het account vrij kort was , en de mailnaam behoorlijk compleet .
Denk aan devrie08 als account, mail naam marie.jansen-de.vries@bedrijf

[/quote]
Als je de mailnaam en account helemaal loskoppelt moet je dat wel uitleggen.
Dat is misschien makkelijker als je dan het account ook echt anders maakt - GEBR<pznummer> ofzo.
Dan is de boodschap "overal inleggen met je GEBR naam " .

Bedoel je pakketten _in_ het bedrijf ? Als een applicatie goed gekoppeld is aan AD, gebruikt het noodzakelijkerwijs de AD naam.
En als een pakket los staat en eigen authenticatie (moet) doen , is uiteindelijk de account naam/structuur een configuratie punt .


Het klopt dat allerlei Internet platformen je mailadres als loginnaam willen - daar is het bijna een gedwongen keuze, omdat dat de enige manier is om "uniek op internet" logins te maken/laten kiezen , zonder een enorme dialoog van "naam bestaat al , kies een andere" . Wel vervelend als je van isp of werkgever veranderd, en dan bij zo'n platform je oude "mailadres" moet blijven gebruiken als login naam. En , vroeger of later, een probleempje als iemand anders die je oude mailnaam gekregen heeft ook een account wil ..

Je bekijkt nu 2 specifieke aspecten, de loginnaam en het e-mail adres. Maar het gaat verder dan dat.
Bedrijven hebben ook applicaties draaien waarin wordt ingelogd, en daar moeten de accountnamen dan wellicht ook in worden aangepast (al was het maar om single-signon oplossingen werkend te krijgen).
We hebben zelf jarenlang met een ERP pakket gewerkt waar het technisch onmogelijk is een accountnaam te wijzigen, omdat deze als veldje is opgenomen in alle databaserecords en deze verwijzing in de data dictionary staat. Gebruikers konden dus niet verwijderd of hernoemd worden, je kon ze alleen "disablen" en dan een nieuwe maken. Maar dan is dus de hele werkhistorie niet meer aan dat account gekoppeld.
Natuurlijk is dat een dom ontwerp (er zou een unique ID moeten zijn per gebruiker die wijst naar een record in een gebruikertabel waar dan de accountnaam in staat), maar zo was het kennelijk in een ver verleden gedaan en dat kun je dan niet meer zomaar aanpassen.
Dit is maar een voorbeeld, er zijn zat applicaties en andere situaties waar het gewoon heel onhandig is als je accountnaam wisselt. Denk alleen maar eens aan al de roaming profile en home directory namen.
Echter, zoals ik al eerder schreef, is het dan mischien slimmer om een "neutraal" gegeven als accountnaam te gebruiken zodat er geen discussie ontstaat omdat de accountaam ellie.degraaf toevallig lijkt op haar geboortenaam en niet op de naam die ze voert. Als ze gewoon inlogt als HR65341 dan gaat niemand zeuren dat het niet haar naam is.

Voor de vrager is dit vervelend maar het bedrijf kan zijn eigen beleid bepalen, mits het toegestaan is volgens de wet.

Verder geldt
"Gebruik van elkaars achternaam
Als u getrouwd bent of een geregistreerd partnerschap heeft, mag u de achternaam van uw partner gebruiken. Het gaat hierbij om dagelijks gebruik van de achternaam van uw partner. U kunt die naam (laten) registreren bij uw gemeente in de Basisregistratie Personen (BRP). U heeft hiervoor geen toestemming van uw partner nodig. De Belastingdienst, uw ziektekostenverzekeraar en andere instanties schrijven u aan met de naam die u heeft gekozen.

Uw officiële achternaam wijzigt hierdoor niet. In officiële documenten staat altijd uw officiële achternaam"
Bron: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/trouwen-samenlevingscontract-en-geregistreerd-partnerschap/vraag-en-antwoord/rechten-en-plichten-huwelijk-of-geregistreerd-partnerschap#:~:text=Gebruik%20van%20elkaars%20achternaam,de%20Basisregistratie%20Personen%20(BRP).

Ik denk dat je juridisch geen kans maakt dit aan te vechten, aangezien je officiële achternaam je eigen achternaam blijft. Het bedrijf handels conform overheidsbeleid.

Er was vroeger een beperking van 15 tekens voor de accountnaam, maar ik geloof dat dat tegenwoordig niet meer zo is.


Ja dat soort lange mailnamen hebben we niet in gebruik, dit hangt natuurlijk af van hoe je die namen structureert.
Bijv we gebruiken alleen een voorletter, en geen voorvoegsels. En ook geen 2 namen.
(gebruikers kunnen wel kiezen om met hun partner naam geregistreerd te worden maar niet met die naam1-naam2 vorm)


Er zijn "cloud" pakketten die wel aan AD gekoppeld zijn maar toch werken met je mailadres als account.
Dan wordt het heel verwarrend voor gebruikers, moeten ze nu hun accountnaam@domein of hun mailadres invullen?


Ik vind een groot nadeel van het gebruik van e-mail adres als accountnaam dat je daarmee datakoppeling mogelijk maakt. Als twee bedrijven fuseren of om andere reden data gaan delen kunnen ze precies zien welke gebruikers in feite dezelfde persoon zijn, door de gemeenschappelijke factor mailadres. Als je van iedereen een BSN zou registreren kom je in de grote AVG problemen, maar een mailadres mag dan ineens wel, terwijl dat voor veel mensen net zo uniek is.
Ik zie dus liever dat je zelf je accountnaam mag kiezen dan dat je geforceerd wordt je mailadres hiervoor te gebruiken. Als mensen als zelfgekozen accountnaam hun mailadres willen nemen kan dat altijd nog.

Er zijn twee vormen:
1. De aloude manier waarbij je bij Burgerzaken (en andere instanties) aangeeft hoe je aangesproken wilt worden. meisjesnaam, partnernaam, gecombineerd.

2. Sinds enkele jaren kun je juridisch je naam laat veranderen. Ook in de BRP. (Maar dat zullen haar ouders waarschijnlijk minder leuk vinden)
In zo'n geval moet het bedrijf die achternaam ook overnemen. Want dat is dan wettelijk de nieuwe meisjesnaam. En dat zijn hun eigen regels.

Zoals al eerder opgemerkt is, praat eerst eens met HRM. Misschien kan er meer dan je denkt. Of moet het beleid eens geactualiseerd worden.

Een beetje goed ingerichte IAM-oplossing zorgt ervoor dat de medewerker in een self-service-portaal (gebaseerd op/gekoppeld aan/onderdeel van het personeelsadministratiesysteem) zelf kiest - obv naamconventies (eigen naam, partner naam of een combinatie) - wat zijn of haar e-mailadres en displaynaam is (niet de upn, die wordt door de instelling eenmalig bepaald). Kiest de medewerker ervoor om het morgen anders te doen, dan verandert per die dag e-mailadres en displaynaam (en komt er uiteraard een e-mailalias bij). Zo moeilijk hoeft het idd echt niet te zijn...

Dat ligt echt totaal aan de opzet van de Microsoft omgeving, hoe afhankelijk je bent van de username.
Microsoft werkt intern namelijk niet op basis van gebruikersnamen, maar op basis van userID's (zo'n ellendig lange string randomesque karakters).
Gebruikersnaam of de pre2000 aanpassen zou niet uit moeten maken. Mail adres zou daar niet aan vast moeten hangen, daar heb je andere velden voor, zoals "email" of bij de attributes een optie "ProxyAddresses" bijvoorbeeld. Ook hoef je dat niet eens direct te koppelen met Exchange en kan je in een Exchange mailbox gewoon de alias handmatig opgeven om mailboxen aan gebruikers te koppelen.

Mogelijkheden genoeg, als je Microsoft omgeving zo afhankelijk is van een (pre2000) gebruikersnaam, ligt dat echt aan de omgeving.

Jaja, het ligt zeker ook aan de omgeving dat de roaming profile directory en home directory niet aan de userID hangen maar aan de op dat moment actieve usernaam? Zowel op de server als op de client.
Leg me maar eens uit hoe dat in jouw omgeving beter werkt!

Op de client hangt die userdir vast aan een registry key, dat is op basis van die ellendige randomesque GUID. Je kan namelijk prima de username aanpassen en de oude map blijven gebruiken.
De home map kan je op verscheidene manieren koppelen.
Als je dit allemaal nu nog op de windows NT 4 manier doet, ligt dat toch echt aan jezelf.

Wij hebben dat ook, sta je met je drie voornamen in het mailsysteem (Katholiek gedoopt). Hoe moeilijk moet het zijn om even aan de nieuwe medewerker te vragen hoe zijn naam in het e-mail adres moet komen? Geen excuus maar lui IT personeel en dito management is de oorzaak. Er is geen enkele wettelijke noodzaak voor.

Als je een beetje groter bent, maak je geen accounts door "te vragen en even in te kloppen" . Dan heb je dat geautomatiseerd en gekoppeld aan een HR systeem .

En dan is het opeens erg moeilijk om een ding "met de hand" te wijzigen als je "bron van waarheid" (HR systeem) wat anders zegt .
Want je wilt (en eigenlijk : moet, voor audits) die koppeling/controles twee kanten op laten werken - er moeten geen zwervende accounts kunnen ontstaan van mensen die niet meer voor het bedrijf werken . (weg uit HR, maar account bestaat nog want de account naam is gewijzigd, of IT heeft met het handje een andere naam gebruikt voor een persoon ).

Zorgen dat er een 1:1 relatie is tussen accounts en "bekend bij HR" is een heel goede zaak , en daarvoor moet je iets gebruiken waardoor er een relatie is tussen account en de persoon zoals die in het HR systeem staat.

Alleen - de keuze die velden uit het HR systeem als "unieke accountnaam" en mail-naam te nemen is onhandig .
Daar hadden ze ook andere keuzes kunnen maken .

Eventueel - voor deze mevrouw - is het waarschijnlijk het simpelste als haar voorkeurs-wettelijke naam in het HR systeem gezet wordt in het veld dat gebruikt wordt voor account creatie.

Je verwacht wel veel van HRM. Iets anders doen dan letterlijk doen wat er in de procedure staat. Toe maar.
Ze zijn getraind in een heel andere discipline. Ga er niet blind van uit dat ze weten welk veld in het HR-systeem voor "account creatie" gebruikt wordt (of wat naamsgebruik is).

Vanaf het moment dat de personeelsafdeling HR werd is de menselijkheid van die afdeling verdwenen.

Dat zal dan IT wel moeten weten , want die hebben vast de koppeling gebouwd tussen het HR systeem en AD .
Verder zullen er niet zo veel velden zijn in het HR systeem waar juist de geboortenaam staat , dus raden welke degene is waarmee de AD accounts worden geconfigureerd is ook vrij simpel.

In elk geval is het gewoonlijk heel veel makkelijker om iets anders in te vullen in een veld dat "de bron" is, dan de hele architectuur van die koppeling aan te passen en de harde koppeling van wettelijke geboortenaam - account - mailadres om te bouwen naar iets waarin het mailadres niet zo strak hangt aan account en geboortenaam.
(of nog erger - het bouwen van een uitzondering in de koppeling voor één of enkele gebruikers)


En dat duwen in de organisatie is wat haar manager het beste kan doen - die heeft het grootste belang dat ze tevreden is en blijft werken.

Die manager moet de beslissing maken of het ongemak van 1 van zijn ondergeschikten hem politiek kapitaal waard is, de kans daarop is erg klein, dus het meeste wat je kan verwachten is dat hij bij de manager van HR gaat vragen of het echt niet mogelijk is en vervolgens "Nee, helaas niet" terugkoppelen.

Maar misschien is dit bedrijf de uitzondering, allemaal vrouwelijk managers die hier ook van balen, en er komt genoeg politieke druk voor een verandering. Zo'n zes maanden later krijgen IT en HR de opdracht te gaan onderzoeken wat mogelijk is.

Dit soort systemen worden bijna nooit door eigen personeel opgezet maar door externe consultants. Dus die moeten weer worden ingehuurd (nadat bepaald is welke afdeling hiervoor gaat betalen, dus reken op nog een paar maanden vertraging). Vervolgens moeten die consultants onderzoek gaan doen en een rapport schrijven over de technische haalbaarheid, en hoeveel tijd, middelen en geld het gaat kosten om de gewenste aanpassingen te doen. We zijn dan al een jaar verder.

Vervolgens gaat dit rapport naar het hoger management en mag de rest van de organisatie er voor of tegen gaan lobbyen. En die managers die eerst voor waren zullen nadat ze de benodigde budgetten zien bedenken dat er toch betere bestedingen zijn voor dat geld. Deze fase kan binnen een week over zijn, of doorgaan tot in de eeuwigheid.

Maar ook, het budget komt er. Nu moeten IT, HR en de externe consultants tijd er voor gaan vrijmaken. Er kan besloten worden het direct te doen, of het uit te stellen tot het grote redesign/server vervanging over x jaar. Dit hangt grotendeels af van de complexiteit van de wijziging binnen het systeem zelf.

Als de wijzigingen zijn doorgevoerd in de test-straat van HR en IT, is het tijd voor de applicatiebeheerder en geselecteerde eindegebruikers om te gaan testen. Dit heeft NOOIT prioriteit en zolang deze groep geen (unanieme) goedkeuring geeft mag de wijziging niet worden doorgevoerd in de productieomgeving.

Alles bij elkaar, reken binnen een grote organisatie op een doorlooptijd van 2-5 jaar. Welkom in de wereld van ITIL.

In de huidige arbeidsmarkt kan die manager echt wel een probleem hebben als z'n nieuwe topkracht weer opstapt bij zo'n starre tent.
In elk geval is die manager vrijwel de enige die een kans heeft wat te bereiken - afhankelijk van hoe belangrijk de werkneemster is, en hoeveel politiek kapitaal de manager heeft of wil inzetten.
Als het - speculatief - een top accountmanager is die binnengehaald is vanwege haar enorme externe netwerk - dan mag/zal z'n manager echt wel stevig escaleren als die dreigt weg te lopen.
Management is er niet om alleen maar het mooi weer baasje te zijn .
Alleen als mevrouw "moeilijk doen met naam" een dertien in een dozijn vervangbaar is, is ze simpelweg minder tijd/geld/politiek kapitaal waard, en als ze hierom wil opstappen, jammer, maar dat moet dan maar.

De nieuwe werkneemster heeft - wegens nieuw, en wegens 'onder de manager' gewoon een stuk minder gewicht om mee te duwen bij IT (of HR) afdelingen.


Wat ik al zei - de gewenste mail/account naam in het bron-veld van het HR systeem schrijven is makkelijker en veel sneller dan de hele architectuur van de koppeling herzien.
Of het nu in-house of extern is - zo'n hele koppeling her/verbouwen is een behoorlijk project.

(knip meer pessimisme omtrent doorlooptijden van ontwikkelwerk)

Maar dat is tegen het beleid. En er is in dat soort organisaties niets ergers als het beleid niet volgen.

Hier ben ik (topicstarter) weer. Bedankt voor jullie reacties tot dusver. Het wordt gewaardeerd.

Wat ik veel lees zijn antwoorden die gaan over de technische haalbaarheid in het IT-systeem.
Maar waar ik juist erg benieuwd naar ben, zijn de antwoorden op de vragen die ik stelde;

"Mag een werkgever persoonsgegevens inzichtelijk maken bij alle werknemers (en door hun werkwijze ook buiten de organisatie!), terwijl ik die gegevens zelf niet wil delen? Mag een werkgever bepalen welke naam je moet gebruiken in de praktijk, als daarover niets is vastgelegd? Is er jurisprudentie over? Kan ik hier ergens meer informatie over vinden? Hoe zit het met mijn privacy? Etc."

Hebben jullie hier ook niet meer informatie over?

Op een techneutenforum krijg je technische antwoorden.

Een paar van de antwoorden (en ik ook) denken dat je juridisch geen poot hebt om op te staan .
Je werkgever mag je een werk-mail adres toekennen, en daar een/je wettelijke naam voor gebruiken.

Het is inderdaad de vraag of je op een techneuten forum juridisch relevante antwoorden krijgt :-)

Daarom is het de vraag of wat jij of andere techneuten vinden, wel relevant is. Waar staat in de wet dat een werkgever jou een naam mag toedichten die je niet wilt gebruiken

Even een extreem voorbeeld: je achternaam is Hitler, en je bent getrouwd met Jansen. Dan kan ik me voorstellen dat je graag mevrouw Jansen gebruikt, en niet als mevrouw Hitler in het email systeem wilt staan. Daar is ook geen enkele technische of juridische reden voor.

Dus een jurist kan misschien beargumenteren of dit mag, en een rechter kan hier uiteindelijk een afweging maken of het belang van de vragensteller groter is dan het belang van de werkgever...

Dank je wel. Zo is het inderdaad. Ik geloof dat ik dus op zoek moet gaan naar een juridisch forum. :) Bedankt voor jullie input.

Dat hele verhaal is toch behandeld door Arnoud Engelfriet de jurist van de site?
Heb je dat helemaal gemist?

Dat staat hier:
https://www.security.nl/posting/772527/Mijn+nieuwe+werkgever+gebruikt+tegen+mijn+wil+mijn+geboortenaam+in+mijn+mailadres_+Mag+dit+zomaar%3F
Ik heb om 18-10-2022, 22:12 de vraagsteller aangeraden die vraag aan Arnoud Engelfriet te stellen, en ik dacht dat ze dat ook gedaan had. Maar dit suggereert dat iemand anders die vraag aan Arnoud heeft gesteld of dat Arnoud het onderwerp zelf heeft opgemerkt en de vraag heeft beantwoord:
Beste vraagsteller, als je dit inderdaad gemist had: jammer om daar nu pas achter te komen. Lees het antwoord van Arnoud Engelfriet alsnog door, zou ik zeggen, dat komt erop neer dat je gewoon gelijk hebt, het klopt niet wat je werkgever doet.

BSN lekt via zoveel wegen uit. Volgens de overheid is het geen beschermd gegeven want alleen voor de overheid zelf.

Toch kun je het niet wijzijgen. Dat is voor de overheid te gecompliceerd.

Ondertussen trekken buitenlandse grensposten en ook hotels gewoon een kopie van alles.

Sorrie offtopic maar wel interessant voor sommigen hier

Jij ook geloof ik, het is Ctrl

Dan toch een poging tot een juridisch antwoord van een techneut.

Volgens de AVG moet er:
A. een gerechtvaardigd belang zijn
B. een doelbinding zijn en gronden voor verstrekking van informatie aan derden

Dus volgens de wet zijn de eerder gegeven argumenten (dom beleid, stupide systeem, logge organisatie) niet relevant.
De gegevens waar het de vragensteller over gaat, zijn niet alleen persoonlijk maar ook *eigendom* van de persoon.

De hamvraag is: wat is het gerechtvaardigd belang van de organisatie om de geboortenaam te verstrekken aan derden?
Welk doel dient dit? Waarom wordt dit wel gedaan? (En dus niet: waarom kan het niet anders?)

Zolang de werkgever op deze vragen geen adequaat antwoord heeft, is verwerking en verstrekking volstrekt illegaal.
Wanneer het antwoord van de werkgever en het belang van de medewerker te ver uit elkaar staan, kan je het aankaarten bij de OR, of als er geen andere opties meer over blijven een kort geding aanspannen.

Meer informatie:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/sites/default/files/atoms/files/normuitleg_gerechtvaardigd_belang.pdf
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/over-privacy/persoonsgegevens/verstrekken-van-persoonsgegevens

Ik ben het als techneut ook redelijk zat dat computers altijd maar gebruikt worden om de schuld op af te schuiven, terwijl die altijd alleen maar precies hebben gedaan wat mensen ze hebben verteld te doen, die apparaten kunnen niets anders.
Het is puur valse argumentatie om niet naar mensen te kijken en om schuld buiten jezelf te leggen.

EWD: "Als de computer iets fout doet, dan kun je als programmeur nergens achter verschuilen, dan heb je het gewoon fout gerdaan."

Ik had de link (als topicstarter) inderdaad nog niet gezien, dus bedankt daarvoor!
Ook voor de nog toegevoegde reacties.
Dat bevestigt wat ik al dacht en hoe ik het ook voel en zie.